3.1 Tekanan Bisnis dan Dukungan TI
Jika pada awalnya SI diposisikan sebagai alat bantu untuk
mengintegrasikan data dan meningkatkan kualitas informasi semata,
maka kini SI telah menjadi strategi bisnis. Penerapan SI di hampir semua
bidang usaha bisnis merupakan salah satu strategi untuk menjawab
tekanan-tekanan bisnis yang dialami perusahaan, yaitu tekanan pasar,
tekanan teknologi dan tekanan sosial.
Tekanan Pasar
Tekanan pasar berasal dari perekonomian global dan persaingan
yang ketat, perubahan sifat tenaga kerja, dan pelanggan yang kuat
posisinya.
· Pergerakan ke perekonomian global telah difasilitasi melalui kemajuan
jaringan telekomunikasi, terutama Internet.
· Tenaga kerja, terutama di negara maju menjadi beragam. Teknologi
informasi memudahkan integrasi berbagai jenis karyawan ke dalam
tenaga kerja tradisional bahkan memungkinkan oran-orang untuk
bekerja dari rumah.
· Kecanggihan dan harapan pelanggan meningkat sejalan dengan
makin bertambahnya pengetahuan pelanggan mengenai ketersediaan
dan kualitas produk dan jasa. Melalui Internet, pelanggan dapat
dengan mudah menemukan informasi terinci mengenai berbagai
produk dan jasa, membandingkan harga dan membeli produk. Peran
penting pelanggan telah memaksa berbagai perusahaan untuk
meningkatkan uasha dalam memperoleh serta mempertahankan
pelanggan.
Tekanan Teknologi
Dua tekanan utama pada teknologi adalah inovasi teknologi dan
kelebihan informasi. Teknologi baru dan lebih baik dengan cepat membuat
atau mendukung adanya subsitusi produk, pilihan anternatif jasa, dan
kualitas yang tinggi. Akibatnya produk-produk yang saat ini canggih
mungkin akan menjadi usang dikemudian hari.
Jumlah informasi bertambah dengan adanya Internet. Oleh karne
itu kemampuan akses, navigasi dan manajemen data, informasi serta
pengetahuan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan manajerial
sangatlah penting. Satu-satunya solusi efektif disediakan oleh teknologi
informasi.
Tekanan Sosial
Kategori ketiga dari tekanan bisnis adalah berbagai tekanan yang
berhubungan dengan masyarakat/sosial. Tekanan ini meliputi tanggung
33
jawab sosial, regulasi/deregulasi pemerintah, pengeluaran untuk program
sosial, pengeluaran untuk perlindungan dari terorisme dan masalah etika..
Berbagai aktivitas sosial dilakukan berbagai perusahaan sebagai
salah satu wujud dari tanggung jawab sosial perusahaan. Salah satu
masalah sosial adalah kesenjangan digital, yang berarti di antara berbagai
negara dan berbagai kelompok masyarakat yang berbeda dalam suatu
negara, terdapat kesenjangan yang besar antara mereka yang memiliki
akses ke informasi dan teknologi informasi serta menggunakannya secara
efektif.
Regulasi pemerintah biasanya dipandang sebagai batasan yang
mahal atas bisnis. Secara umum, deregulasi pemerintah akan makin
meningkatkan persaingan.
Teknologi informasi adpat berkontribusi pada area perlindungan
dengan menyediakan sistem keamanan dan mungkin mengidentifikasi
pola perilaku yang akan membantu mencegah serangan teroris (termasuk
serangan maya) atas perusahaan. Salah satu senjata untuk perlawanan
terorisme global adalah peranti lunak pengenal wajah.
Penggunaan teknologi informasi memunculkan banyak isu etika,
berkisar dari pengawasan e-mail hingga potensi invasi atas provasi jutaan
pelanggan yang datanya disimpan dalam basis data pribadi atau publik.
3.2 Keunggulan Kompetitif dan Sistem Informasi Strategis
Keunggulan kompetitif (competitive advantage) adalah konsep
yang luas tentang bagaimana perusahaan akan bersaing, apa tujuan
seharusnya dan rencana serta kebijakan apa yang akan dibutuhkan untuk
mencapai tujuan tersebut. Keunggulan atas berbagai pesaing dalam
berbagai ukuran seperti biaya, kualitas atau kecepatan. Keunggulan
kompetitif mengarah pada pengendalian pasar dan laba yang lebih besar
dari rata-rata.
Pada bidang komputer, keunggulan kompetitif mengacu pada
penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage di pasaran. Idenya
adalah perusahaan tidak harus sepenuhnya mengandalkan sumber daya
fisik yang lebih unggul saat terlibat dalam persaingan. Sebaliknya, sumber
daya konseptual yang unggul – data dan informasi – dapat digunakan
sama baiknya. Manajer perusahaan menggunakan sumber daya
konseptual maupun sumber daya fisik untuk mencapai tujuan strategi
perusahaan.
Bagi kebanyakan perusahaan, langkah pertama mencapai
keunggulan kompetitif dalam perekonomian digital adalah dengan
menjawab pertanyaan “Dari mana, berdasarkan industri dan posisi
perusahaan, asalnya keunggulan kompetitif perusahaan saya?”.
Kemudian tahap kedua adalah menjawab pertanyaan berikut, “Bagaimana
cara TI, membantu bisnis saya?”. Dan jawabanya selalu melibatkan
sistem informasi strategis.
Sistem informasi strategis (strategic information system – SIS)
adalah sistem yang membantu perusahaan mendapatkan keunggulan
34
kompetitif melalui kontribusinya pada tujuan strategis perusahaan
dan/atau kemampuannya untuk secara signifikan meningkatkan kinerja
dan produktivitas. Sistem informasi apa pun yang mengubah tujuan,
proses, produk atau hubungan lingkungan untuk membantu perusahaan
mendapat keunggulan kompetitif atau mengurangi kelemahan bersaing,
disebut sebagai sistem informasi strategis.
3.3 Transformasi Alat Bantu menjadi Strategi
Perkembangan SI di luar maupun dalam negeri sendiri sudah
sangat membantu perusahaan dalam membangun aliran informasi dalam
perusahaan. Selain itu, tidak sedikit perusahaan yang telah
memanfaatkannya sebagai strategi kompetitif.
Sejumlah perusahaan telah mendapatkan publikasi yang luas
karena berhasil dalam menerapkan SI yang menghasilkan informasi
akurat setiap saat sehingga dapat mencapai keunggulan kompetitif.
American Airlines, misalnya, merupakan perusahaan pertama yang
memasang sistem pemesanan tiket berbasis komputer, yang dikenal
dengan nama Sabre.
Pembangunan SI yang terintegrasi berbasis TI telah menciptakan
peluang bagi banyak perusahaan untuk mengembangkan model-model
keunggulan kompetitif, yang tentu saja menuntut kreativitas dan sikap proaktif
dari para pengelola perusahaan.
3.4 Konsep-konsep Strategi Kompetitif
Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk
memberikan dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat
memperoleh keunggulan kompetitif dengan melibatkan TI untuk
mengembangkan berbagai produk, layanan dan kemampuan yang
memberikan perusahaan keunggulan besar atas tekanan kompetitif dalam
pasar global.
Perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka
panjang hanya jika perusahaan tersebut berhasil mengembangkan
strategi untuk menghadapi lima tekanan kompetitif (Gambar 3.1), yaitu:
· Persaingan dari para pesaing
· Ancaman pemain baru dalam industri dan pasarnya
· Ancaman yang dihadapi karena adanya produk pengganti yang dapat
mengambil pansa pasar
· Daya tawar pelanggan, dan
· Daya tawar pemasok
Bisnis dapat mengatasi berbagai ancaman tekanan kompetitif
dengan mengimplementasikan berbagai strategi kompetitif, yaitu:
· Strategi kepemimpinan dalam biaya, dengan menjadi produsen produk
dan jasa yang berbiaya rendah dalam industri. Selain itu, perusahaan
dapat menemukan berbagai cara untuk membantu para pemasok atau
35
pelanggan mengurangi biaya mereka atau meningkatkan biaya
pesaingnya.
· Strategi diferensiasi. Mengembangkan berbagai cara untuk melakukan
diferensiasi produk and jasa perusahaan dari para pesaingnya atau
mengurangi keunggulan diferensiasi para pesaingnya.
· Strategi inovasi. Menemukan berbagai cara baru untuk melakukan
bisis. Hal ini dapat melibatkan pengembangan berbagai produk dan
jasa yang unik, atau masuk ke dalam pasar atau ceruk pasar yang
unik. Hal ini juga dapat melibatkan pelaksanaan perubahan yang
radikal atas proses bisnis dalam memproduksi atau mendistribusikan
produk dan jasa yang berbeda dari cara bisnis yang dulu dilakukan,
hingga dapat mengubah struktur dasar industri.
· Strategi pertumbuhan. Secara signifikan memperluas kemempuan
perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa, memperluas ke
pasar global, melakukan diversifikasi produk dan jasa baru atau
berintegrasi ke dalam produk dan jasa yang berhubungan.
· Strategi persekutuan. Membuat hubungan dan persekutuan bisnis baru
dengan para pelanggan, pemasok, pesaing, konsultan dan
perusahaan-perusahaan lainnya.
Halangan Masuk
Skala ekonomis
Perbedaan produk terbatas
Identitas merk
Biaya beralih
Persyaratan modal
Akses ke distribusi
Keunggulan biaya absolut
Kurv apembelajaran terbatas
Akses ke input yang dibutuhkan
Desain produk berbiaya rendah
terbatas
Kebijakan pemerintah
Prediksi kerugian
Determinan Persaingan
Pertumbuhan industri
Biaya tetap (atau
penggudangan) /nilai tambah
Kelebihan kapasitas periodik
Identitas merk
Biaya beralih
Konsentrasi dan keseimbangan
Kerumitan informasi
Diversitas pesaing
Risiko perusahaan
Pesaing Industri
Intensitas
Persaingan
Pemain Baru
Ancaman pemain baru
Pemasok Daya
tawar
pembeli
Daya
tawar
pembeli
Pembeli
Subsitusi
Ancaman subsitusi
Determinan Daya Pemasok
Diferensiasi input
Biaya beralih pemasok dan
perusahaan dalam industri
tersebut
Keberadaan input pengganti
Konsentrasi pemasok
Peran penting volume bagi
pemasok
Biaya yang bergantung pada
pembelian total dalam
industri
Dampak input atas biaya atau
diferensiasi
Ancaman integrasi ke depan
yang dibandingkan dengan
integrasi ke belakang dalam
industri
Determinan Daya Pembeli
Leverage Tawar Menawar
Konsentrasi pembeli vs
konsentrasi perusahaan
Volume pembeli
Biaya beralih pembeli
dibandingkan dengan biaya
beralih perusahaan
Informasi pembeli
Kemampuan untuk berintegrasi
ke belakang
Subsitusi produk
Kemampuan bertahan hidup
Sensivitas Harga
Harga berdasar pembelian total
Perbedaan produk
Identitas merk
Dampak atas kualitas/kinerja
Determinan
Ancaman Subsitusi
Subsitusi relatif
harga/kinerja
Biaya beralih
Kemampuan
pembeli untuk
subsitusi
36
· Strategi relung pasar (niche). Memilih segmen berlingkup kecil dan
menjadi yang terbaik dalam kualitas, kecepatan atau biaya dalam
pasar itu.
· Startegi efektivitas operasional. Meningkatkan cara proses bisnis
internal dilakukan hingga perusahaan melakukan aktivitas yang hampir
sama dengan cara yang lebih baik dari para pesaingnya.
Strategi orientasi pada pelanggan. Berkonsentrasi untuk membuat
pelanggan senang. Persaingan yang ketat dan kesadaran atas
pentingnya pelanggan adalah dasar strategi dan terletak pada
kemampuan untuk:
- mempertahankan pelanggan agar tetap loyal
- mengantisipasi kebutuhan di masa mendatang
- merespons kekhawatiran pelanggan
· menyediakan layanan pelanggan berkualitas tinggi.
· Strategi waktu. Memperlakukan waktu sebagai sumber daya,
kemudian mengelola dan menggunakannya untuk keuntungan
perusahaan. Salah satu pendorong untuk menggunakan wakyu
sebagai strategi bersaing adalah kebutuhan perusahaan untuk dengan
seger abertindak responsif ke para pelanggan, pasar dan perubahan
kondisi pasar. Faktor kedua adalah lomba waktu untuk mencapai
pasar. Seringkali, kebanyakan nilai ekonomis suatu produk didapatkan
pada awal umur siklusnya.
· Strategi halangan masuk. Menciptakan halangan untuk masuk bagi
para pesaing baru.
· Strategi mengikat pelanggan atau pemasok. Mendorong para
pelanggan atau pemasok untuk tetap bersama daripada beralih ke
pesaing.
· Strategi meningkatkan biaya beralih. Membuat pelanggan dan
pemasok enggan untuk beralih ke pesaing karena berbagai alasan
ekonomi.
3.5 Rencana Strategis Teknologi Informasi
Teknologi informasi digunakan sebagai strategi untuk mencapai
keunggulan kompetitif bagi suatu perusahaan dengan alasan:
TI bukanlah masalah lagi dalam hal membantu bisnis mendapatkan
kemampuan yang memberikannya keunggulan kompetitif
Berinvestasi dalam TI sangat penting untuk memberi kemampuan
yang dibutuhkan agar dapat berhasil bersaing dalam bisnis saat ini
Bisnis yang sebenarnya dan nilai kompetirtif dari TI terletak pada
kemampuan software serta nilai informasi yang didapat dan
digunakan oleh bisnis tersebut, bukan pada infrastruktur dari hardware,
jaringan dan fasilitas TI lainnya
Keunggulan strategis TI hanya dapat diperoleh melalui penggunaan
dan manajemen yang tepat.
Rencana strategis TI adalah serangkaian tujuan jangka panjang
yang menggambarkan infrastruktur TI dan usaha utama SI yang
37
dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan. Rencana strategis TI
harus memenuhi tiga tujuan berikut:
1. Harus disesuaikan dengan rencana strategis perusahaan
2. Harus menyediakan gambaran arsitektur TI yang memungkinkan para
pengguna, aplikasi dan basis data dapat membentuk jaringan dan
terintegrasi tanpa terlihat
3. Harus secara efisien mengalokasikan sumber daya pengembangan SI
antraberbagai proyek alternatif lainnya, hingga proyek dapat
diselesaikan tepat waktu, sesuai anggaran, dan memiliki fungsionalitas
yang dibutuhkan.
Rencana strategis TI juga menyatakan jawaban dari berbagai
pertanyaan yang berkaitan dengan isu-isu utaam berikut ini:
1. Efisiensi. Apakah SI dan sumber daya TI membantu peruashaan
mencapai tujuannya dengan sumber daya yang minim?
2. Efektivitas. Apakah SI dan sumber daya TI membantu para manajer
area fungsional (dan para eksekutif) melakukan hal yang benar?
3. Daya saing. Apakah SI dan sumber daya TI digunakan dalam berbagai
proyek yang akan meningkatkan posisi daya saing perusahaan?
Tabel 3.1 Strategi Dasar Penggunaan Teknologi Informasi dalam Bisnis
Biaya yang lebih rendah
· Gunakan TI untuk mengurangi secara mendasar biaya proses bisnis
· Gunakan TI untuk menurunkan biaya pelanggan atau pemasok
Diferensiasi
· Kembangkan berbnagai fitur TI baru untuk melakukan diferensiasi
produk dan jasa
· Gunakan berbagai fitur TI untuk mengurangi keunggulan diferensiasi
para pesaing
· Gunakan berbagai fitur TI untuk memfokuskan diri pada ceruk pasar
yang dipilih
Inovasi
· Buat produk dan jasa baru yang memasukkan berbagai komponen TI
· Kembangkan pasar baru atau ceruk pasar yang unik dengan bantuan
TI
Buat perubahan radikal atas proses bisnis dengan TI yang akan
memangkas biaya,meningkatkan kualitas, efisiensi atau layanan
pelanggan, atau mempersingkat waktu ke pasar
Mendukung pertumbuhan
· Gunakan TI untuk mengelola perusahaan bisnis secara regional dan
global
· Gunakan TI untuk mendiversifikasi serta mengintegrasikan produk
dan jasa lainnya
38
Kembangkan persekutuan
· Gunakan TI untuk membuat organisasi virtual yang terdiri dari para
mitra bisnis
· Kembangkan SI antarperusahaan yang dihubungkan oleh Internet dan
ekstranet yang akan mendukung hubungan bisnis strategis dengan
para pelangganm pemasok, subkontraktor dan pihak lain.
Penggunaan strategis lainnya teknologi informasi
· Kembangkan system informasi antarperusahaan yang kenyamanan
dan efisiensi menciptakan biaya perpindahan yang akan mengunci
para pelanggan dan pemasok di dalam
· Lakukan investasi besar dalam aplikai TI canggih yang dapat
membangun halangan masuk para pesaing atau pihak luar untuk
masuk ke industri tersebut
· Masukan berbagai kompoen TI dalam produk dan jasa untuk
membuat pengganti dari produk atau jasa sejenis, menjadi lebih sulit
· Dorong investasi untuk ahli-ahli SI, HW, SW, database dan jaringan
dari penggunaan operasional menjadi aplikasi strategis
3.6 Rantai Nilai dan SI Strategis
Rantai Nilai (value chain) adalah Konsep yang melihat perusahaan
sebagai rangkaian, rantai, jaringan berbagai aktivitas dasar yang
menambah nilai produk dan jasanya, serta selanjutnya menambah
margin nilai perusahaan tersebut. Gambar 3. 2 merupakan contoh
berbagai sistem informasi strategis yang dapat diaplikasikan pada
berbagai proses dasar perusahaan untuk mendapatkan keunggulan
kompetitif.
Koordinasi Administratif dan layanan pendukung
Intranet arus kerja bersama
Manajemen sumber daya manusia
Intranet kompensasi karyawan
Pengembangan teknologi
Pengembangan produk melalui ekstranet dengan para mitra
Perolehan sumber daya
Portal web e-commerce untuk pemasok
Logistic
inbound
Operasi Logistic
outbound
Pemasaran
dan penjualan
Layanan
untuk
pelanggan
Penggu
dangan
just-intime
otomatis
Computeraided
flexible
manufaktur
ing
Titik
penjualan
dan
pemrosesan
pesanan
online
Pemasaran
bertarget
Manajemen
hubungan
pelanggan
Gambar 3.2 Rantai nilai suatu perusahaan
39
Konsep rantai nilai dapat membantu perusahan untuk menganalisi di
mana dan bagaimana cara mengaplikasikan kemampuan strategi
teknologi informasi. Konsep tersebut menunjukkan bagaimana berbagai
jenis teknologi informasi dapat diaplikasikan ke berbagai proses bisnis
tertentu untuk membantu perusahaan mendapatkan keunggulan kompetitif
dalam pasar.
3.7 Perekayasaan Ulang Proses Bisnis
Salah satu implementasi paling penting dari strategi kompetitif
adalah perekayasaan proses bisnis (business process reengineering –
BPR) atau sering disebut perekayasaan ulang, yaitu pemikiran kembali
yang mendasar dan pendesainan ulang yang radikal atas proses bisnis
untuk mencapai perbaikan yang dramatis dalam biaya, kualitas,
kecepatan dan layanan. BPR menggabungkan strategi untuk
mempromosikan inovasi bisnis dengan strategi untuk melakukan
perbaikan besar atas proses bisnis agar perusahaan dapat menjadi jauh
lebih kuat serta menjadi pesaing yang lebih berhasil.
Walaupun potensi keuntungan dari perekayasaan itu tinggi, namun
risiko kegagalan dan tingkat gangguan atas lingkungan organisasi juga
ada.
Tabel 3.2 Perbedaan perbaikan bisnis dan perekayasaan ulang bisnis
Perbaikan bisnis BPR
Tingkat perubahan Sedikit demi sedikit Radikal
Perubahan proses Proses versi baru yang
telah diperbaiki
Proses yang sama
sekali baru
Poin awal Proses yang telah ada Lembar baru
Frekuensi
perubahan
Sekaligus atau terusmenerus
Perubahan periodik
sekaligus
Waktu yang
dibutuhkan
Sebentar Lama
Lingkup umum Sempit, dalam berbagai
fungsi
Luas, lintas fungsi
Horizon Dulu dan sekarang Masa depan
Pasrtisipasi Dari bawah ke atas Dari atas ke bawah
Jalur ke
pelaksanaan
Budaya Budaya, struktur
Pelaksana utama Pengendalian statistic Teknologi informasi
Risiko Sedang Tinggi
Contoh penggunaan teknologi informasi yang mendukung perekayasaan
ulang proses manajemen pesanan:
· Sistem manajemen hubungan pelanggan dengan menggunakan
intranet dan Internet.
40
· Sistem persediaan yang dikelola pemasok dengan menggunakan
Internet dan ekstranet.
· Software ERP lintas fungsi untuk mengintegrasikan proses
manufaktur, distribusi, keuangan dan sumber daya manusia.
· Web site e-commerce yang dapat diakses pelanggan untuk entri
pesanan, pemeriksaan status, pembayaran dan layanan.
3.8 Menjadi Perusahaan yang Lincah (agile company)
Kelincahan dalam kinerja bisnis adalah kemampuan perusahaan
untuk sejahtera dalam pasar global yang berubah cepat dan terus
terfragmen untuk produk dan jasa berkualitas tinggi, berkinerja baik dan
disesuaikan dengan pelanggan. Perusahaan yang lincah dapat membuat
laba dalam pasar dengan pilihan produk yang luas dan bermasa hidup
pendek, dan dapat memproduksi pesanan secara individual dan jumlah
yang besar.
Empat strategi dasar:
- Pelanggan menganggap produk atau jasa sebagai solusi terhadap
masalah mereka sehingga harga produk ditentukan berdasarkan
nilainya sebagai solusi, bukan berdasarkan biaya produksi
- Bekerja sama dengan pelanggan pemasok dan perusahaan lain
bahkan dengan pesaing
- Bertahan ketika terjadi perubahan dan ketidakpastian
- Meningkatkan dampak sumber daya manusia dan pengetahuan yang
dimiliki
3.9 Membuat Perusahaan Virtual
Perusahaan virtual (juga disebut korporasi virtual atau organisasi
virtual) adalah organisasi yang menggunakan teknologi informasi untuk
menghubungkan banyak orang, organisasi, aktiva dan ide. Jadi
perusahaan virtual menciptakan aliansi dan kelompok kerja virtual yang
fleksibel dan dapat beradaptasi untuk mengeksploitasi peluang bsinis
yang berubah dengan cepat.
Banyak perusahaan membuat perusahaan virtual untuk
mengimplementasikan strategis bisnis utamanya dan aliansi yang
menjanjikan kesuksesan dalam iklim bisnis saat ini yang penuh tantangan.
Strategi bisnis dasar dari perusahaan virtual:
· Saling berbagi infrastruktur dan risiko dengan mitra aliansi
· Menghubungkan kompetensi inti yang saling melengkapi
· Mengurangi waktu kosnep-ke-kas (concept- to-cash time) melalui
saling berbagi
· Meningkatkan fasilitas dan cakupan pasar
· Mendapatkan akses ke pasar yang baru dan saling berbagi pasar atau
loyalitas pelanggan
· Bermigrasi dari emnjual produk ke menjual solusi
3.10 Membangun Perusahan yang Dapat Menghasilkan Pengetahuan
41
Keunggulan kompetitif yang dapat bertahan lama hanya dapat
berasal dari penggunaan dan manajemen yang inovatif atas pengetahuan
organisasi melalui perusahaan yang dapat menghasilkan pengetahuan
dan organisasi yang belajar.
Perusahaan yang berhasil adalah perusahaan yang secara
konsisten membuat pengetahuan bisnis baru, menyebarkannya secara
luas ke seluruh organisasi, dan dengan cepat membangun pengetahuan
baru ke dalam produk dan jasa mereka.
Pengetahuan yang digunakan adalah pengetahuan eksplisit, yaitu
data, dokumen, segala sesuatu yang tertulis atau disimpan di komputer
dan pengetahuan implisit, yaitu pengetahuan “bagaimana cara melakukan
sesuatu”.
Sistem Manajemen Pengetahuan
Sistem manajemen pengetahuan (knowledge management
systems – KMS) dibangun untuk mengelola pembelajaran organisasional
dan cara melakukan bisnis.
Sistem manajemen pengetahuan memfasilitasi pembelajaran dan
penciptaan pengetahuan organisasi. Sistem ini didesain untuk
mnyediakan respons cepat ke para pekerja ahli, mendorong perubahan
perilaku para karyawan, serta secara signifikan meningkatkan kinerja
bisnis. Perusahaan yang dapat menghasilkan pengetahuan akan
berusaha untuk mengintegrasikan pengetahuannya ke dalam berbagai
proses bisnis, produk dan jasa sehingga akan membantu perusahaan
menjadi lebih penyedia yang inovatif dan lincah atas berbagai produk
serta layanan pelanggan yang berkualitas tinggi, dan menjadi pesaing
berat dalam pasar.
3. 11 Latihan
1. Bisnis harus menangani pelanggan, pesaing, pemain baru dan
pengganti. Jelaskan pernyataan tersebut.
2. Mengapa sulit untuk menjustifikasi sistem informasi strategis?
3. Berkunjunglah ke sebuah situs. Perhatikan situs tersebut, apakah ada
faktor keunggulan strategis di sana?
4. Mengapa Internet dikatakan sebagai pencipta model bisnis baru?32
BAB III
BERSAING DENGAN MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI
3.1 Tekanan Bisnis dan Dukungan TI
Jika pada awalnya SI diposisikan sebagai alat bantu untuk
mengintegrasikan data dan meningkatkan kualitas informasi semata,
maka kini SI telah menjadi strategi bisnis. Penerapan SI di hampir semua
bidang usaha bisnis merupakan salah satu strategi untuk menjawab
tekanan-tekanan bisnis yang dialami perusahaan, yaitu tekanan pasar,
tekanan teknologi dan tekanan sosial.
Tekanan Pasar
Tekanan pasar berasal dari perekonomian global dan persaingan
yang ketat, perubahan sifat tenaga kerja, dan pelanggan yang kuat
posisinya.
· Pergerakan ke perekonomian global telah difasilitasi melalui kemajuan
jaringan telekomunikasi, terutama Internet.
· Tenaga kerja, terutama di negara maju menjadi beragam. Teknologi
informasi memudahkan integrasi berbagai jenis karyawan ke dalam
tenaga kerja tradisional bahkan memungkinkan oran-orang untuk
bekerja dari rumah.
· Kecanggihan dan harapan pelanggan meningkat sejalan dengan
makin bertambahnya pengetahuan pelanggan mengenai ketersediaan
dan kualitas produk dan jasa. Melalui Internet, pelanggan dapat
dengan mudah menemukan informasi terinci mengenai berbagai
produk dan jasa, membandingkan harga dan membeli produk. Peran
penting pelanggan telah memaksa berbagai perusahaan untuk
meningkatkan uasha dalam memperoleh serta mempertahankan
pelanggan.
Tekanan Teknologi
Dua tekanan utama pada teknologi adalah inovasi teknologi dan
kelebihan informasi. Teknologi baru dan lebih baik dengan cepat membuat
atau mendukung adanya subsitusi produk, pilihan anternatif jasa, dan
kualitas yang tinggi. Akibatnya produk-produk yang saat ini canggih
mungkin akan menjadi usang dikemudian hari.
Jumlah informasi bertambah dengan adanya Internet. Oleh karne
itu kemampuan akses, navigasi dan manajemen data, informasi serta
pengetahuan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan manajerial
sangatlah penting. Satu-satunya solusi efektif disediakan oleh teknologi
informasi.
Tekanan Sosial
Kategori ketiga dari tekanan bisnis adalah berbagai tekanan yang
berhubungan dengan masyarakat/sosial. Tekanan ini meliputi tanggung
33
jawab sosial, regulasi/deregulasi pemerintah, pengeluaran untuk program
sosial, pengeluaran untuk perlindungan dari terorisme dan masalah etika..
Berbagai aktivitas sosial dilakukan berbagai perusahaan sebagai
salah satu wujud dari tanggung jawab sosial perusahaan. Salah satu
masalah sosial adalah kesenjangan digital, yang berarti di antara berbagai
negara dan berbagai kelompok masyarakat yang berbeda dalam suatu
negara, terdapat kesenjangan yang besar antara mereka yang memiliki
akses ke informasi dan teknologi informasi serta menggunakannya secara
efektif.
Regulasi pemerintah biasanya dipandang sebagai batasan yang
mahal atas bisnis. Secara umum, deregulasi pemerintah akan makin
meningkatkan persaingan.
Teknologi informasi adpat berkontribusi pada area perlindungan
dengan menyediakan sistem keamanan dan mungkin mengidentifikasi
pola perilaku yang akan membantu mencegah serangan teroris (termasuk
serangan maya) atas perusahaan. Salah satu senjata untuk perlawanan
terorisme global adalah peranti lunak pengenal wajah.
Penggunaan teknologi informasi memunculkan banyak isu etika,
berkisar dari pengawasan e-mail hingga potensi invasi atas provasi jutaan
pelanggan yang datanya disimpan dalam basis data pribadi atau publik.
3.2 Keunggulan Kompetitif dan Sistem Informasi Strategis
Keunggulan kompetitif (competitive advantage) adalah konsep
yang luas tentang bagaimana perusahaan akan bersaing, apa tujuan
seharusnya dan rencana serta kebijakan apa yang akan dibutuhkan untuk
mencapai tujuan tersebut. Keunggulan atas berbagai pesaing dalam
berbagai ukuran seperti biaya, kualitas atau kecepatan. Keunggulan
kompetitif mengarah pada pengendalian pasar dan laba yang lebih besar
dari rata-rata.
Pada bidang komputer, keunggulan kompetitif mengacu pada
penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage di pasaran. Idenya
adalah perusahaan tidak harus sepenuhnya mengandalkan sumber daya
fisik yang lebih unggul saat terlibat dalam persaingan. Sebaliknya, sumber
daya konseptual yang unggul – data dan informasi – dapat digunakan
sama baiknya. Manajer perusahaan menggunakan sumber daya
konseptual maupun sumber daya fisik untuk mencapai tujuan strategi
perusahaan.
Bagi kebanyakan perusahaan, langkah pertama mencapai
keunggulan kompetitif dalam perekonomian digital adalah dengan
menjawab pertanyaan “Dari mana, berdasarkan industri dan posisi
perusahaan, asalnya keunggulan kompetitif perusahaan saya?”.
Kemudian tahap kedua adalah menjawab pertanyaan berikut, “Bagaimana
cara TI, membantu bisnis saya?”. Dan jawabanya selalu melibatkan
sistem informasi strategis.
Sistem informasi strategis (strategic information system – SIS)
adalah sistem yang membantu perusahaan mendapatkan keunggulan
34
kompetitif melalui kontribusinya pada tujuan strategis perusahaan
dan/atau kemampuannya untuk secara signifikan meningkatkan kinerja
dan produktivitas. Sistem informasi apa pun yang mengubah tujuan,
proses, produk atau hubungan lingkungan untuk membantu perusahaan
mendapat keunggulan kompetitif atau mengurangi kelemahan bersaing,
disebut sebagai sistem informasi strategis.
3.3 Transformasi Alat Bantu menjadi Strategi
Perkembangan SI di luar maupun dalam negeri sendiri sudah
sangat membantu perusahaan dalam membangun aliran informasi dalam
perusahaan. Selain itu, tidak sedikit perusahaan yang telah
memanfaatkannya sebagai strategi kompetitif.
Sejumlah perusahaan telah mendapatkan publikasi yang luas
karena berhasil dalam menerapkan SI yang menghasilkan informasi
akurat setiap saat sehingga dapat mencapai keunggulan kompetitif.
American Airlines, misalnya, merupakan perusahaan pertama yang
memasang sistem pemesanan tiket berbasis komputer, yang dikenal
dengan nama Sabre.
Pembangunan SI yang terintegrasi berbasis TI telah menciptakan
peluang bagi banyak perusahaan untuk mengembangkan model-model
keunggulan kompetitif, yang tentu saja menuntut kreativitas dan sikap proaktif
dari para pengelola perusahaan.
3.4 Konsep-konsep Strategi Kompetitif
Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk
memberikan dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat
memperoleh keunggulan kompetitif dengan melibatkan TI untuk
mengembangkan berbagai produk, layanan dan kemampuan yang
memberikan perusahaan keunggulan besar atas tekanan kompetitif dalam
pasar global.
Perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka
panjang hanya jika perusahaan tersebut berhasil mengembangkan
strategi untuk menghadapi lima tekanan kompetitif (Gambar 3.1), yaitu:
· Persaingan dari para pesaing
· Ancaman pemain baru dalam industri dan pasarnya
· Ancaman yang dihadapi karena adanya produk pengganti yang dapat
mengambil pansa pasar
· Daya tawar pelanggan, dan
· Daya tawar pemasok
Bisnis dapat mengatasi berbagai ancaman tekanan kompetitif
dengan mengimplementasikan berbagai strategi kompetitif, yaitu:
· Strategi kepemimpinan dalam biaya, dengan menjadi produsen produk
dan jasa yang berbiaya rendah dalam industri. Selain itu, perusahaan
dapat menemukan berbagai cara untuk membantu para pemasok atau
35
pelanggan mengurangi biaya mereka atau meningkatkan biaya
pesaingnya.
· Strategi diferensiasi. Mengembangkan berbagai cara untuk melakukan
diferensiasi produk and jasa perusahaan dari para pesaingnya atau
mengurangi keunggulan diferensiasi para pesaingnya.
· Strategi inovasi. Menemukan berbagai cara baru untuk melakukan
bisis. Hal ini dapat melibatkan pengembangan berbagai produk dan
jasa yang unik, atau masuk ke dalam pasar atau ceruk pasar yang
unik. Hal ini juga dapat melibatkan pelaksanaan perubahan yang
radikal atas proses bisnis dalam memproduksi atau mendistribusikan
produk dan jasa yang berbeda dari cara bisnis yang dulu dilakukan,
hingga dapat mengubah struktur dasar industri.
· Strategi pertumbuhan. Secara signifikan memperluas kemempuan
perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa, memperluas ke
pasar global, melakukan diversifikasi produk dan jasa baru atau
berintegrasi ke dalam produk dan jasa yang berhubungan.
· Strategi persekutuan. Membuat hubungan dan persekutuan bisnis baru
dengan para pelanggan, pemasok, pesaing, konsultan dan
perusahaan-perusahaan lainnya.
Halangan Masuk
Skala ekonomis
Perbedaan produk terbatas
Identitas merk
Biaya beralih
Persyaratan modal
Akses ke distribusi
Keunggulan biaya absolut
Kurv apembelajaran terbatas
Akses ke input yang dibutuhkan
Desain produk berbiaya rendah
terbatas
Kebijakan pemerintah
Prediksi kerugian
Determinan Persaingan
Pertumbuhan industri
Biaya tetap (atau
penggudangan) /nilai tambah
Kelebihan kapasitas periodik
Identitas merk
Biaya beralih
Konsentrasi dan keseimbangan
Kerumitan informasi
Diversitas pesaing
Risiko perusahaan
Pesaing Industri
Intensitas
Persaingan
Pemain Baru
Ancaman pemain baru
Pemasok Daya
tawar
pembeli
Daya
tawar
pembeli
Pembeli
Subsitusi
Ancaman subsitusi
Determinan Daya Pemasok
Diferensiasi input
Biaya beralih pemasok dan
perusahaan dalam industri
tersebut
Keberadaan input pengganti
Konsentrasi pemasok
Peran penting volume bagi
pemasok
Biaya yang bergantung pada
pembelian total dalam
industri
Dampak input atas biaya atau
diferensiasi
Ancaman integrasi ke depan
yang dibandingkan dengan
integrasi ke belakang dalam
industri
Determinan Daya Pembeli
Leverage Tawar Menawar
Konsentrasi pembeli vs
konsentrasi perusahaan
Volume pembeli
Biaya beralih pembeli
dibandingkan dengan biaya
beralih perusahaan
Informasi pembeli
Kemampuan untuk berintegrasi
ke belakang
Subsitusi produk
Kemampuan bertahan hidup
Sensivitas Harga
Harga berdasar pembelian total
Perbedaan produk
Identitas merk
Dampak atas kualitas/kinerja
Determinan
Ancaman Subsitusi
Subsitusi relatif
harga/kinerja
Biaya beralih
Kemampuan
pembeli untuk
subsitusi
36
· Strategi relung pasar (niche). Memilih segmen berlingkup kecil dan
menjadi yang terbaik dalam kualitas, kecepatan atau biaya dalam
pasar itu.
· Startegi efektivitas operasional. Meningkatkan cara proses bisnis
internal dilakukan hingga perusahaan melakukan aktivitas yang hampir
sama dengan cara yang lebih baik dari para pesaingnya.
Strategi orientasi pada pelanggan. Berkonsentrasi untuk membuat
pelanggan senang. Persaingan yang ketat dan kesadaran atas
pentingnya pelanggan adalah dasar strategi dan terletak pada
kemampuan untuk:
- mempertahankan pelanggan agar tetap loyal
- mengantisipasi kebutuhan di masa mendatang
- merespons kekhawatiran pelanggan
· menyediakan layanan pelanggan berkualitas tinggi.
· Strategi waktu. Memperlakukan waktu sebagai sumber daya,
kemudian mengelola dan menggunakannya untuk keuntungan
perusahaan. Salah satu pendorong untuk menggunakan wakyu
sebagai strategi bersaing adalah kebutuhan perusahaan untuk dengan
seger abertindak responsif ke para pelanggan, pasar dan perubahan
kondisi pasar. Faktor kedua adalah lomba waktu untuk mencapai
pasar. Seringkali, kebanyakan nilai ekonomis suatu produk didapatkan
pada awal umur siklusnya.
· Strategi halangan masuk. Menciptakan halangan untuk masuk bagi
para pesaing baru.
· Strategi mengikat pelanggan atau pemasok. Mendorong para
pelanggan atau pemasok untuk tetap bersama daripada beralih ke
pesaing.
· Strategi meningkatkan biaya beralih. Membuat pelanggan dan
pemasok enggan untuk beralih ke pesaing karena berbagai alasan
ekonomi.
3.5 Rencana Strategis Teknologi Informasi
Teknologi informasi digunakan sebagai strategi untuk mencapai
keunggulan kompetitif bagi suatu perusahaan dengan alasan:
TI bukanlah masalah lagi dalam hal membantu bisnis mendapatkan
kemampuan yang memberikannya keunggulan kompetitif
Berinvestasi dalam TI sangat penting untuk memberi kemampuan
yang dibutuhkan agar dapat berhasil bersaing dalam bisnis saat ini
Bisnis yang sebenarnya dan nilai kompetirtif dari TI terletak pada
kemampuan software serta nilai informasi yang didapat dan
digunakan oleh bisnis tersebut, bukan pada infrastruktur dari hardware,
jaringan dan fasilitas TI lainnya
Keunggulan strategis TI hanya dapat diperoleh melalui penggunaan
dan manajemen yang tepat.
Rencana strategis TI adalah serangkaian tujuan jangka panjang
yang menggambarkan infrastruktur TI dan usaha utama SI yang
37
dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan. Rencana strategis TI
harus memenuhi tiga tujuan berikut:
1. Harus disesuaikan dengan rencana strategis perusahaan
2. Harus menyediakan gambaran arsitektur TI yang memungkinkan para
pengguna, aplikasi dan basis data dapat membentuk jaringan dan
terintegrasi tanpa terlihat
3. Harus secara efisien mengalokasikan sumber daya pengembangan SI
antraberbagai proyek alternatif lainnya, hingga proyek dapat
diselesaikan tepat waktu, sesuai anggaran, dan memiliki fungsionalitas
yang dibutuhkan.
Rencana strategis TI juga menyatakan jawaban dari berbagai
pertanyaan yang berkaitan dengan isu-isu utaam berikut ini:
1. Efisiensi. Apakah SI dan sumber daya TI membantu peruashaan
mencapai tujuannya dengan sumber daya yang minim?
2. Efektivitas. Apakah SI dan sumber daya TI membantu para manajer
area fungsional (dan para eksekutif) melakukan hal yang benar?
3. Daya saing. Apakah SI dan sumber daya TI digunakan dalam berbagai
proyek yang akan meningkatkan posisi daya saing perusahaan?
Tabel 3.1 Strategi Dasar Penggunaan Teknologi Informasi dalam Bisnis
Biaya yang lebih rendah
· Gunakan TI untuk mengurangi secara mendasar biaya proses bisnis
· Gunakan TI untuk menurunkan biaya pelanggan atau pemasok
Diferensiasi
· Kembangkan berbnagai fitur TI baru untuk melakukan diferensiasi
produk dan jasa
· Gunakan berbagai fitur TI untuk mengurangi keunggulan diferensiasi
para pesaing
· Gunakan berbagai fitur TI untuk memfokuskan diri pada ceruk pasar
yang dipilih
Inovasi
· Buat produk dan jasa baru yang memasukkan berbagai komponen TI
· Kembangkan pasar baru atau ceruk pasar yang unik dengan bantuan
TI
Buat perubahan radikal atas proses bisnis dengan TI yang akan
memangkas biaya,meningkatkan kualitas, efisiensi atau layanan
pelanggan, atau mempersingkat waktu ke pasar
Mendukung pertumbuhan
· Gunakan TI untuk mengelola perusahaan bisnis secara regional dan
global
· Gunakan TI untuk mendiversifikasi serta mengintegrasikan produk
dan jasa lainnya
38
Kembangkan persekutuan
· Gunakan TI untuk membuat organisasi virtual yang terdiri dari para
mitra bisnis
· Kembangkan SI antarperusahaan yang dihubungkan oleh Internet dan
ekstranet yang akan mendukung hubungan bisnis strategis dengan
para pelangganm pemasok, subkontraktor dan pihak lain.
Penggunaan strategis lainnya teknologi informasi
· Kembangkan system informasi antarperusahaan yang kenyamanan
dan efisiensi menciptakan biaya perpindahan yang akan mengunci
para pelanggan dan pemasok di dalam
· Lakukan investasi besar dalam aplikai TI canggih yang dapat
membangun halangan masuk para pesaing atau pihak luar untuk
masuk ke industri tersebut
· Masukan berbagai kompoen TI dalam produk dan jasa untuk
membuat pengganti dari produk atau jasa sejenis, menjadi lebih sulit
· Dorong investasi untuk ahli-ahli SI, HW, SW, database dan jaringan
dari penggunaan operasional menjadi aplikasi strategis
3.6 Rantai Nilai dan SI Strategis
Rantai Nilai (value chain) adalah Konsep yang melihat perusahaan
sebagai rangkaian, rantai, jaringan berbagai aktivitas dasar yang
menambah nilai produk dan jasanya, serta selanjutnya menambah
margin nilai perusahaan tersebut. Gambar 3. 2 merupakan contoh
berbagai sistem informasi strategis yang dapat diaplikasikan pada
berbagai proses dasar perusahaan untuk mendapatkan keunggulan
kompetitif.
Koordinasi Administratif dan layanan pendukung
Intranet arus kerja bersama
Manajemen sumber daya manusia
Intranet kompensasi karyawan
Pengembangan teknologi
Pengembangan produk melalui ekstranet dengan para mitra
Perolehan sumber daya
Portal web e-commerce untuk pemasok
Logistic
inbound
Operasi Logistic
outbound
Pemasaran
dan penjualan
Layanan
untuk
pelanggan
Penggu
dangan
just-intime
otomatis
Computeraided
flexible
manufaktur
ing
Titik
penjualan
dan
pemrosesan
pesanan
online
Pemasaran
bertarget
Manajemen
hubungan
pelanggan
Gambar 3.2 Rantai nilai suatu perusahaan
39
Konsep rantai nilai dapat membantu perusahan untuk menganalisi di
mana dan bagaimana cara mengaplikasikan kemampuan strategi
teknologi informasi. Konsep tersebut menunjukkan bagaimana berbagai
jenis teknologi informasi dapat diaplikasikan ke berbagai proses bisnis
tertentu untuk membantu perusahaan mendapatkan keunggulan kompetitif
dalam pasar.
3.7 Perekayasaan Ulang Proses Bisnis
Salah satu implementasi paling penting dari strategi kompetitif
adalah perekayasaan proses bisnis (business process reengineering –
BPR) atau sering disebut perekayasaan ulang, yaitu pemikiran kembali
yang mendasar dan pendesainan ulang yang radikal atas proses bisnis
untuk mencapai perbaikan yang dramatis dalam biaya, kualitas,
kecepatan dan layanan. BPR menggabungkan strategi untuk
mempromosikan inovasi bisnis dengan strategi untuk melakukan
perbaikan besar atas proses bisnis agar perusahaan dapat menjadi jauh
lebih kuat serta menjadi pesaing yang lebih berhasil.
Walaupun potensi keuntungan dari perekayasaan itu tinggi, namun
risiko kegagalan dan tingkat gangguan atas lingkungan organisasi juga
ada.
Tabel 3.2 Perbedaan perbaikan bisnis dan perekayasaan ulang bisnis
Perbaikan bisnis BPR
Tingkat perubahan Sedikit demi sedikit Radikal
Perubahan proses Proses versi baru yang
telah diperbaiki
Proses yang sama
sekali baru
Poin awal Proses yang telah ada Lembar baru
Frekuensi
perubahan
Sekaligus atau terusmenerus
Perubahan periodik
sekaligus
Waktu yang
dibutuhkan
Sebentar Lama
Lingkup umum Sempit, dalam berbagai
fungsi
Luas, lintas fungsi
Horizon Dulu dan sekarang Masa depan
Pasrtisipasi Dari bawah ke atas Dari atas ke bawah
Jalur ke
pelaksanaan
Budaya Budaya, struktur
Pelaksana utama Pengendalian statistic Teknologi informasi
Risiko Sedang Tinggi
Contoh penggunaan teknologi informasi yang mendukung perekayasaan
ulang proses manajemen pesanan:
· Sistem manajemen hubungan pelanggan dengan menggunakan
intranet dan Internet.
40
· Sistem persediaan yang dikelola pemasok dengan menggunakan
Internet dan ekstranet.
· Software ERP lintas fungsi untuk mengintegrasikan proses
manufaktur, distribusi, keuangan dan sumber daya manusia.
· Web site e-commerce yang dapat diakses pelanggan untuk entri
pesanan, pemeriksaan status, pembayaran dan layanan.
3.8 Menjadi Perusahaan yang Lincah (agile company)
Kelincahan dalam kinerja bisnis adalah kemampuan perusahaan
untuk sejahtera dalam pasar global yang berubah cepat dan terus
terfragmen untuk produk dan jasa berkualitas tinggi, berkinerja baik dan
disesuaikan dengan pelanggan. Perusahaan yang lincah dapat membuat
laba dalam pasar dengan pilihan produk yang luas dan bermasa hidup
pendek, dan dapat memproduksi pesanan secara individual dan jumlah
yang besar.
Empat strategi dasar:
- Pelanggan menganggap produk atau jasa sebagai solusi terhadap
masalah mereka sehingga harga produk ditentukan berdasarkan
nilainya sebagai solusi, bukan berdasarkan biaya produksi
- Bekerja sama dengan pelanggan pemasok dan perusahaan lain
bahkan dengan pesaing
- Bertahan ketika terjadi perubahan dan ketidakpastian
- Meningkatkan dampak sumber daya manusia dan pengetahuan yang
dimiliki
3.9 Membuat Perusahaan Virtual
Perusahaan virtual (juga disebut korporasi virtual atau organisasi
virtual) adalah organisasi yang menggunakan teknologi informasi untuk
menghubungkan banyak orang, organisasi, aktiva dan ide. Jadi
perusahaan virtual menciptakan aliansi dan kelompok kerja virtual yang
fleksibel dan dapat beradaptasi untuk mengeksploitasi peluang bsinis
yang berubah dengan cepat.
Banyak perusahaan membuat perusahaan virtual untuk
mengimplementasikan strategis bisnis utamanya dan aliansi yang
menjanjikan kesuksesan dalam iklim bisnis saat ini yang penuh tantangan.
Strategi bisnis dasar dari perusahaan virtual:
· Saling berbagi infrastruktur dan risiko dengan mitra aliansi
· Menghubungkan kompetensi inti yang saling melengkapi
· Mengurangi waktu kosnep-ke-kas (concept- to-cash time) melalui
saling berbagi
· Meningkatkan fasilitas dan cakupan pasar
· Mendapatkan akses ke pasar yang baru dan saling berbagi pasar atau
loyalitas pelanggan
· Bermigrasi dari emnjual produk ke menjual solusi
3.10 Membangun Perusahan yang Dapat Menghasilkan Pengetahuan
41
Keunggulan kompetitif yang dapat bertahan lama hanya dapat
berasal dari penggunaan dan manajemen yang inovatif atas pengetahuan
organisasi melalui perusahaan yang dapat menghasilkan pengetahuan
dan organisasi yang belajar.
Perusahaan yang berhasil adalah perusahaan yang secara
konsisten membuat pengetahuan bisnis baru, menyebarkannya secara
luas ke seluruh organisasi, dan dengan cepat membangun pengetahuan
baru ke dalam produk dan jasa mereka.
Pengetahuan yang digunakan adalah pengetahuan eksplisit, yaitu
data, dokumen, segala sesuatu yang tertulis atau disimpan di komputer
dan pengetahuan implisit, yaitu pengetahuan “bagaimana cara melakukan
sesuatu”.
Sistem Manajemen Pengetahuan
Sistem manajemen pengetahuan (knowledge management
systems – KMS) dibangun untuk mengelola pembelajaran organisasional
dan cara melakukan bisnis.
Sistem manajemen pengetahuan memfasilitasi pembelajaran dan
penciptaan pengetahuan organisasi. Sistem ini didesain untuk
mnyediakan respons cepat ke para pekerja ahli, mendorong perubahan
perilaku para karyawan, serta secara signifikan meningkatkan kinerja
bisnis. Perusahaan yang dapat menghasilkan pengetahuan akan
berusaha untuk mengintegrasikan pengetahuannya ke dalam berbagai
proses bisnis, produk dan jasa sehingga akan membantu perusahaan
menjadi lebih penyedia yang inovatif dan lincah atas berbagai produk
serta layanan pelanggan yang berkualitas tinggi, dan menjadi pesaing
berat dalam pasar.
3. 11 Latihan
1. Bisnis harus menangani pelanggan, pesaing, pemain baru dan
pengganti. Jelaskan pernyataan tersebut.
2. Mengapa sulit untuk menjustifikasi sistem informasi strategis?
3. Berkunjunglah ke sebuah situs. Perhatikan situs tersebut, apakah ada
faktor keunggulan strategis di sana?
4. Mengapa Internet dikatakan sebagai pencipta model bisnis baru?
47
BAB IV
MANAJEMEN SUMBER DAYA DATA
4.1 Manajemen Data
Aplikasi TI tidak dapat dilakukan tanpa menggunakan data. Data
harus memiliki kualitas tinggi, yang berarti data harus akurat, lengkap,
tepat waktu, konsisten, mudah diakses, relevan dan ringkas. Oleh karena
data diproses dalam beberapa tahap dan tempat, maka masalah dan
kesulitan mungkin dapat terjadi dengan beberapa alasan:
· Jumlah data meningkat secara eksponensial sepanjang waktu. Banyak
data yang lama masih harus disimpan dalam waktu yang lama, dan
data yang baru terus bertambah dengan cepat
· Data tersebar diseluruh organisasi dan dikumpulkan oleh banyak
indivisu dengan menngunakan beberapa metode dan alat.
· Jumlah data eksternal yang terus bertambah perlu dipertimbangkan
dalam membuat keputusan organisasi
· Keamanan, kualitas, dan integrasi data adalah hal yang sangat
penting, namun mudah dikacaukan.
Organisasi semakin memandang manajemen data sebagai faktor
kunci keberhasilan. Manajemen data merupakan bagian dari manajemen
sumber daya informasi serta memastikan bahwa sumber daya data
perusahaan mencerminkan secara akurat sistem fisik yang diwakilinya.
Manajemen sumber daya data adalah aktivitas manajerial yang
mengaplikasikan teknologi sistem informasi, seperti manajemen basis
data, gudang data, dan alat manajemen data lainnya dalam tugas untuk
mengelola sumber daya data organisasi agar dapat memenuhi kebutuhan
informasi pihak-pihak yang berkepentingan dengan bisnis mereka.
Kegiatan manajemen data mencakup:
· Pengumpulan data
· Integritas dan pengujian
· Penyimpanan
48
· Pemeliharaan
· Keamanan
· Organisasi
· Pengambilan
Tujuan pengaturan data
· Menyediakan penyimpanan data utnuk dapat digunakan oleh
organisasi saat ini dan masa datang
· Sebagai cara pemasukan data sehingga memudahkan tugas operator
dan menyangkut waktu yang diperlukan oleh pemakai untuk
mendapatkan data serta hak-hak yang dimiliki terhadap data yang
ditangani
· Pengendalian data untuk setiap siklus agar data selalu up to date dan
dapat mencerminkan perubahan spesifik yang terjadi di setiap sistem
· Pengamanan data terhadap kemungkinan penambahan, modifikasi,
pencurian dan gangguan-gangguan lain.
4.2 Dasar-Dasar Konsep Data
Secara logis data dapat diatur dalam karakter, field, catatan, file
dan basis data.
Karakter Elemen logis data yang paling dasar adalah karakter,
yang terdiri dari sebuah huruf, angka, atau simbol
lainnya, dan dapat diamati serta dimanipulasi
Field Field atau bagian data terdiri dari sekelompok karakter
yang saling berhubungan. Secara khusus, field data
mewakili sebuah atribut (sebuah karakteristik atau
kualitas) dari beberapa entitas (objek, orang, tempat atau
kegiatan).
Catatan Field-field dari data yang saling berhubungan dikelompokkan
untuk membentuk catatan (record). Jadi, sebuah
49
catatan mewakili kumpulan atribut yang mendeskripsikan
sebuah entitas.
File Sekelompok catatan yang saling berhubungan disebut
sebagai file data atau tabel.
Basis
Data
Basis data atau database adalah kumpulan tertintegrasi
dari elemen data yang secara logika saling
berhubungan. Basis data mengonsolidasikan berbagai
catatan yang dahulu disimpan dalam file-file terpisah ke
dalam satu gabungan umum elemen data yang
menyediakan data untuk banyak aplikasi. Jadi, basis
data berisi berbagai elemen data yang mendeskripsikan
berbagai entitas dan hubungan antarentitas.
4.3 Era sebelum Basis Data
Sebelum kemunculan basis data, pemrosesan data menggunakan
pendekatan yang berbasis berkas dimana ada kemungkinan bahwa
perancangan sistem masih didasarkan pada kebutuhan individual si
pemakai, bukan berdasarkan kebutuhan sejumlah pemakai sehingga
ditandai dengan pengulangan data (data redundancy), ketergantungan
data (data dependency) dan kepemilikan data yang tersebar (diffused data
ownership). Berbagai kelemahan pada sistem berbasis berkas:
· Duplikasi data, dimana data yang sama terletak pada berbagai berkas.
· Pemisahan data, mengingat data tersebar dibeberapa berkas.
· Ketidakkonsistenan, yakni ketika suatu data pada suatu berkas diubah,
tetapi tidak dilakukan perubahan pada berkas lain untuk data yang
sama.
· Dependensi data-program, di mana perubahan dalam data membuat
program juga harus diubah.
· Ketidakkompatibelan format berkas
50
4.4 Konsep Basis Data
Basis data adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi,
diorganisasikan dan sisimpan dalam suatu cara yang memudahkan
pengambilan kembali.
Dua tujuan utama dari konsep basis data adalah meminimumkan
pengulangan dan mencapai independensi data. Independensi data adalah
kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa
membuat perubahan pada program yang memproses data.
Proses menciptakan basis data mencakup tiga langkah utama.
Pertama, menentukan data yang dibutuhkan. Kedua, menjelaskan data
tersebut. Ketiga, memasukkan data ke dalam basis data.
Kriteria basis data
· Berorientasi data dan bukan berorientasi program
· Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu
mengubah basis datanya
· Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya
· Dapat memenuhi kebutuhan system-sistem baru secara mudah
· Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda
Manfaat basis data
· Mengatasai redundancy data
· Menghindari terjadinya inkonsistensi data
· Mengatasi kesulitan dalam mengakses data
· Menyusun format yang standar dari sebuah data
· Penggunaan oleh banyak pemakai
· Melakukan perlindungan dan pengamanan data
· Menyusun integritas dan independensi data
51
4.5 Sistem Manajemen Basis Data
Sistem manajemen basis data (database management system -
DBMS) adalah perangkat lunak system yang memungkinkan para
pemakai membuat, memelihara, mengontrol dan mengakses basis data
dengan cara yang praktis dan efisien.
DBMS memiliki tiga fungsi dasar, yaitu:
1. membuat basis data baru dan aplikasi basis data
2. memelihara kualitas data dalam basis data organisasi
3. menggunakan basis data organisasi untuk memberikan informasi yang
dibutuhkan oleh pemakai akhir
Pada umumnya DBMS menyediakan fitur-fitur sebagai berikut:
· Independensi data –program, dengan kata lain program tidak akan
terpengaruh sekiranya bentuk fisik data berubah.
· Keamanan, yang dimaksudkan untuk mencegah pengaksesan data
oleh orang yang tidak berwenang.
· Integritas, ditujukan agar data selalu dalam keadaan yang valid dan
konsisten.
· Konkurensi, memungkinkan data dapat diakses oleh banyak pemakai
tanpa menimbulkan masalah.
· Pemulihan (recovery), untuk mengembalikan basis data ke keadaan
semula.
· Katalog sistem, yaitu deskripsi tentang data yang terkandung dalam
basis data yang dapat diakses oleh pemakai.
· Perangkat produktivitas, seperti query dan pembangkit laporan.
Saat perusahaan atau pemakai individu memutuskan apakah akan
menggunakan DBMS, keuntungan dan kerugiannya harus
dipertimbangkan. DBMS memiliki keunggulan:
· Mengendalikan/mengurangi duplikasi data
· Menjaga konsistensi dan integritas data
· Memudahkan pemerolehan informasi yang lebih banyak dari data yang
sama
52
· Meningkatkan keamanan data
· Memaksakan penerapan standar
· Dapat menghemat biaya
· Menanggulangi konflik kebutuhan antarpemakai
· Meningkatkan tingklat respon dan kemudahan akses bagi pemakai
akhir
· Meningkatkan pemeliharaan melalui independensi data
· Meningkatkan konkurensi tanpa menimbulkan masalah kehilangan
informasi atau integritas
· Meningkatkan layanan backup dan recovery
Selain keunggulan tersebut DBMS juga memiliki beberapa
kelemahan, yaitu:
· Kompleksitas yang tinggi.
· Ukuran penyimpanan sangat besar dan memerlukan memori yang
besar agar bisa bekerja secara efisien
· Rata-rata harga DBMS yang handal sangat mahal
· Terkadang DBMS meminta kebutuhan perangkat keras dengan
spesifiksi tertentu sehingga diperlukan biaya tambahan
· Biaya konversi sistem lama ke sistem baru terkadang sangat mahal
· Kinerjanya terkadang kalah dengan sistem yang berbasis berkas
karena DBMS dibuat untuk menangani hal-hal yang bersifat umum
· Dampak kegagalan menjadi lebih tinggi
· Mempekerjakan dan mempertahankan staf DBA (database
administrator)
Komponen DBMS
Komponen-komponen yang menyusun lingkungan DBMS terdiri
atas:
53
1. Perangkat keras, yang digunakan untuk menjalanan DBMS beserta
aplikasi-aplikasinya. Perangkat keras berupa komputer dan periferal
pendukungnya.
2. Perangkat lunak, komponen perangkat lunak mencakup DBMS itu
sendiri, program aplikasi, serta perangkat lunak pendukung untuk
komputer dan jaringan.
3. Data, merupakan komponen etrpenting dalam DBMS karena dari data
inilah pemakai dapat memperoleh informasi yang sesuai dengan
kebutuhan masing-masing.
4. Prosedur. Prosedur adalah petunjuk tertulis yang berisi cara
merancang hingga menggunakan basis data.
5. Orang/pengguna, yang dpat dibagi emnjadi tiga kelompok, yaitu
pemakai akhir (end-user), pemrogram aplikasi dan administrator basis
data.
4.6 Struktur Basis Data
Hubungan antara berbagai elemen data terpisah yang disimpan
dalam basis data didasarkan pada salah satu dari beberapa struktur atau
model logis data. Software DBMS didesain untuk menggunakan struktur
data tertentu agar dapat memberi akses yang cepat dan mudah ke
informasi yang disimpan dalam basis data. Lima struktur dasar basis data
meliputi model hierarkis, jaringan, relasional, berorientasi pada objek, dan
multidimensional.
Struktur
Hierarkis
Model hierarkis menggambarkan kumpulan
catatan/record yang dihubungkan satu sama lain
melalui hubungan berdasarkan pointer yang
membentuk struktur pohon.
Semua catatan merupakan dependen dan diatur
dalam struktur multi tingkat, terdiri dari catatan akar
(root) dan sejumlah tingkat subordinat. Jadi semua
hubungan antarcatatan adalah satu-ke-banyak,
54
karena setiap elemen data dihubungkan he hanya
satu elemen di atasnya.
Model ini memiliki kelemahan, karena memungkinkan
terjadinya redundansi yang banyak pada record
derajat berikutnya. Disamping itu, fleksibilitas model
ini dalam menambah dan menyisipkan record baru
sangat rendah dan komplkes. Pemrogramana pun
menjadi sangat kompleks, meskipun sebenarnya
proses pengorganisasian data pada model ini efisien.
Gambar 4.1 Ilustrasi struktur hierarkis
Struktur
Jaringan
Struktur jaringan dapat mewakili hubungan logis yang
lebih rumit. Struktur jaringan merupakan basis data
yang terdiri atas sekumpulan record yang
dihubungkan melalui pointer membentuk relasi antar
record dalam bentuk ring. Struktur ini memungkinkan
hubungan banyak-ke-banyak antarcatatan; dengan
kata lain, model jaringan dapat mengakses elemen
data dengan mengikuti salah satu dari beberapa jalur,
karena elemen data atau catatan apa pun dapat
dihubungkan ke banyak elemen data lainnya.
Pada model ini fleksibilitas dalam menambah atau
KRS
04022006 Nadine 18102002 Raihan
KU-210 Anatomi Manusia KU-210 Anatomi Manusia
KU- 625 Bedah Dasar
55
menyisipkan record sangat rendah dan kompleks.
Pemrogramannya menjadi sangat kompleks
meskipun model ini menjanjikan efisiensi dalam
proses pengorganisasian data dan menjamin tidak
terjadinya redundansi.
Gambar 4.2 Ilustrasi struktur jaringan
Struktur
Relasional
Di dalam model relasional, semua elemen data dalam
basis data dipandang disimpan dalam bentuk tabeltabel
sederhana. Dalam setiap tabel, masing-masing
record data diorganisasikan dalam struktur yang
sama dan memiliki field kunci yang akan menjadi
penghubung antar tabel yang ada dan berkait satu
sama lain.
Model ini memberikan kelebihan tersendiri
dibandingkan dengan dua model sebelumnya, antara
lain:
1. Kemudahan dalam pembentukan struktur data
masing-masing file
2. Kompleksitas untuk mengaitkan antar tabel tidak
terjadi karena hubungan antar tabel ditentukan
oleh field kunci yang telah ditetapan sebagai
penghubung antar file
3. Pemrograman menjadi sederhana, sedangkan
04022006 Nadine
18102002 Raihan
KU-210 Anatomi Manusia
KU- 625 Bedah Dasar
56
tingkat fleksibilitas dalam mengorganisasikan data
sangat tinggi.
File KRS No_KRS Tgl_KRS NIM Kd_Matkul
05020801 05/02/08 02042006 KU-210
06020801 06/02/08 18102002 KU-210
06020801 06/02/08 18102002 KU-625
File Mahasiwa NIM Nama Tgl_lhr
02042006 Nadine …….
18102002 Raihan ……….
File Matakuliah Kd_Matkul Nama_Matkul SKS
KU-210 Anatomi Manusia 3
KU-625 Bedah Dasar 3
Gambar 4.3 Ilustrasi struktur relasional
Srtuktur
Multidimensional
Struktur ini adalah variasi dari model relasional yang
menggunakan struktur multidimensional untuk
mengatur data dan menyajikan hubungan antardata.
Struktur ini daoat divisualisasikan sebagai kotak-kotak
data dan kotak dalam kotak data. Setiap sisi dari
kotak dianggap sebagai sebuah dimensi dari daat
tersebut. Setiap sel dalam struktur multidimensional
berisi data terintegrasi yang berhubungan dengan
berbagai elemen bersama dengan setiap dimensinya.
Manfaat utama dari basis data multidimensional
adalah cara yang praktis dan mudah dipahami untuk
menvisualisasikan dan memanipulasi berbagai
elemen data yang memiliki banyak hubungan yang
57
saling berkaitan, sehingga basis data ini telah menjadi
struktur basis data yang paling terkenal, yang
mendukung aplikasi online analytical processing
(OLAP). Gambar 4.4 memberikan contoh dari
berbagai dimensi berbeda dalam basis data
multidimensional.
Struktur
Berorientasi
Objek
Model ini memiliki kemampuan untuk melakukan
pemangkasan (encapsulation) yang memungkinkan
menangani dengan lebih baik jenis-jenis data yang
lebih rumit (grafik, gambar, suara, teks) daripada
struktur basis data lainnya. Selian itu model ini juga
mendukung pewarisan (inheritance) dimana objekobjek
baru dapat secara otomatis dibuat dengan
mereplikasi beebrapa atau semua karakter dari satu
atau lebih objek asal.
Gambar 4.3 Ilustrasi struktur yang berorientasi pada objek
Objek Rekening Bank
Atribut
· Pelanggan
· Saldo
· Bunga
Operasi
· Simpanan (jumlah)
· Penarikan (jumlah)
· Cari pemilik
Objek Rekening Giro
Atribut
· Pemberitahuan batas kredit
· Laporan bulanan
Operasi
· Hitung bunga terutang
· Cetak laporan bulanan
Objek Rekening Tabungan
Atribut
· Jumlah penarikan
· Laporan triwulan
Operasi
· Hitung bunga yang telah dibayar
· Cetak laporan Triwulan
pewarisan pewarisan
58
Timur
Februari Maret
Aktual Anggaran Aktual Anggaran
Penjualan Kamera
TV
VCR
Audio
Margin Kamera
TV
VCR
Audio
Penjualan
Timur Barat
Aktual Anggaran Aktual Anggaran
TV Januari
Februari
Maret
Triwulan 1
VCR Januari
Februari
Maret
Triwulan 1
Gambar 4.4 Ilustrasi berbagai dimensi basis data multidimensional.
Evaluasi Struktur Basis Data
Struktur data hierarkis adalah model natural untuk berbagai basis
data yang digunakan untuk pemrosesan transaksi yang jenisnya rutin dan
Barat
San Fransisko
Los Angeles
Denver
HPP
Margin
Total Beban
Laba
59
terstruktur, yang merupakan karakteristik dari banyak operasi bsinis. Data
untuk operasi-operasi ini dapat dengan mudah diwakili oleh sekelompok
catatan dalam hubungan yang hierarkis. Akan tetapi, terdapat banyak
kasus yang membutuhkan informasi mengenai berbagai catatan tetapi
tidak memiliki hubungan hierarkis. Struktur data jaringan dapat dengan
mudah menangani hubungan banyak-ke-banyak ini. Oleh karenanya
struktur ini menjadi lebih fleksibel daripada struktur hierarkis dalam
mendukung basis data untuk berbagai jenis operasi bisnis. Akan tetapi,
seperti juga struktur hierarkis, oleh karena hubungan harus ditentukan
terlebih dahulu, model jaringan tidak dapat dengan mudah menangani
permintaan khusus atau informasi.
Di pihak lain, basis data relasional memungkinkan pemakai akhir
untuk dengan mudah menarik informasi sebagai respons dari permintaan
khusus. Hal itu disebabkan karena tidak semua hubungan antarelemen
data dalam basis data yang dikelola secara relasional harus ditentukan
ketika basis data tersebut dibuat. Software DBMS membuat tabel-tabel
hubungan data baru dengan menggunakan berbagai bagian dari data
yang berasal dari berbagai tabel. Hasilnya, basis data relasional lebih
mudah digunakan untuk bekerja dan lebih mudah dipelihara oleh para
pemrogram daripada model hierarkis maupun jaringan.
Keterbatasan utama dari model relasional adalah DBMS relasional
tidak dapat memproses jumlah besar transaksi bisnis secepat dan
seefektif informasi yang dikelola dengan model hierarkis serta jaringan,
atau untuk aplikasi rumit bervolume besar, seperti yang dilakukan oleh
model yang berorientasi pada objek.
4.7 Data Warehouse dan Data Mart
Data warehouse atau gudang data adalah tempat penyimpanan
data historis yang berorientasi subjek, yang diatur seemikian rupa
sehingga dapat diakses dalam aktivitas pemrosesan analitis. Karakteristik
gudang data adalah sebagai berikut:
60
· Organisasi. Data disusun menurut subjek dan berisi informasi yang
relevan untuk pendukung keputusan.
· Konsistensi. Data dikodekan secara konsisten.
· Variasi waktu. Data disimpan selamabertahun-tahun agar dapat
digunakan untuk melihat kecenderungan, prakiraan dan perbandingan
sepanjang waktu.
· Nonvolatil/stabil. Data tidak diperbarui lagi setelah dimasukkan ke
dalam gudang data.
· Multidimensi.
· Berbasis web.
Beberapa manfaat dari pembuatan gudang data, mencakup:
· Pengguna akhir dapat mengakses data yang dibutuhkan dengan cepat
dan mudah melalui penjelajah Web karena semua data terletak di satu
tempat
· Pengguna akhir dapat melakukan analisis secara intensif terhadap
data.
· Pengguna akhir dapat memiliki pandangan yang terkonsolidasi
mengenai data organisasional.
Data mart adalah bagian dari data warehouse yang mendukung
kebutuhan pada tingkat departemen atau fungsi bisnis tertentu dalam
perusahaan. Karakteristik yang membedakan data mart dengan data
warehouse adalah:
· Data mart memfokuskan hanya pada ekbutuhan-kebutuhan pemakai
yang terkait dalam sebuah departemen atau fungsi bisnis
· Data mart biasanya tidak mengandung data operasional yang rinci
seperti pada data warehouse
· Data mart hanya sedikit mengandung informasi dibandingkan dengan
data warehouse dan lebih mudah dipahami dan dinavigasi
61
4.8 OLAP (Online Analytical Processing)
Istilah pemrosesan analitis online (Online Analytical Processing)
menggambarkan jenis pemrosesan analitis dari data segera setelah
transaksi terjadi. Peranti OLAP dapat menganalisis data utuk
mencerminkan kebutuhan bisnis aktual.
Kemampuan OLAP adalah kemampuannya untuk menciptakan
struktur bisnis dan menggabungkannya dengan cara tertentu sehingga
pengguna dapat dengan cepat menjawab berbagai pertanyaan bisnis.
Penggina dapat mengiris data secara interaktif dan menggali perincian
yang mereka inginkan. Selain menjawab permintaan data, OLAP dapat
menganalisis hubungan antarkategori data dan mencari pola,
kecenderungan dan pengecualian.
OLAP dapat digunakan untuk melakukan konsolidasi (melibatkan
pengelompokkan data), drill-down (meringkas data) dan slicing and dicing
(menjabarkan pada kemampuan utnuk meihat data dari berbagai sudut
pandang).
4.9 Data Mining
Data mining atau penggalian data adalah perangkat lunak yang
digunakan untuk menemukan pola-pola tersembunyi maupun hubunganhubungan
yang terdapat dalam basis data yang besar dan menghasilkan
aturan-aturan yang digunakan untuk memperkirakan perilaku di masa
mendatang. Teknologi penggalian data ini memiliki kemampuan berikut:
· prediksi otomatis dari kecenderungan dan perilaku
· penemuan otomatis dari pola yang sebelumnya tidak diketahui
62
4.10 Latihan
1. Kunjungilah situs Web dari sebuah vendor besar manajemen data dan
lacak kemampuan produk terbaru mereka, termasuk koneksi Web
2. Berikan contoh penggunaan strategis gudang data untuk sebuah
industri (misalnya industri jaringan ritel).
3. Peran apa yang diperankan oleh manajemen basis data dalam
mengelola data sebagai sumber daya data?
63
BAB V
PENGEMBANGAN DAN PENGADAAN SISTEM INFORMASI
5.1 Pengantar
Berbagai perusahaan yang bersaing bergerak secepat mungkin
untuk memperoleh berbagai teknologi informasi (atau mengubah yang
telah ada) yang dapat mengarah pada peningkatan efisiensi dan
keunggilan kompetitif. Akan tetapi, pemerolehan TI tersebut kini lebih dari
hanya membangun sistem baru sendiri, dan sumber daya teknologi
informasi juga lebih dari hanya peranti lunak dan peranti keras. Isu
pemerolehan merupakan hal yang rumit karena berbagai hal, yaitu:
· Terdapat banyak sekali jenis aplikasi TI, yang selalu berubah sejalan
dengan waktu, dan dapat melibatkan beberapa mitra bisnis.
· Tidak ada satu cara umum untuk memperoleh aplikasi TI: aplikasi
dapat dikembangkan sendiri, melalui outsourcing (didapat dari
perusahaan eksternal) atau gabungan dari keduanya
5.2 Proses Pemerolehan Aplikasi TI
Proses pemerolehan aplikasi TI yang biasa memiliki lima tahapan
utama, yang ditunjukkan pada Gambar 5.1.
Tahap 1: Perencanaan dan Justifikasi Sistem Informasi
Sistem informasi dikembangkan sebagai alat yang memungkinkan
jalannya berbagai proses bisnis. Oleh karenanya, perencanaannya harus
sesuai dengan rencana bisnis keseluruhan perusahaan. Selain itu, tiap
aplikasi harus dianalisis dengan hati-hati untuk memastikan bahwa
aplikasi tersebut memiliki fungsionalitas yang dibutuhkan dan bahwa
manfaatnya sesuai dengan biayanya. Kedua kativitas ini mungkin rumit,
tetapi perlu dilakukan terutama untuk sistem yang membutuhkan investasi
tinggi dalam pemerolehannya, operasinya, dan pemeliharaannya.
64
Pada tahap ini perusahaan harus menganalisis kebutuhan atas
berbagai aplikasi dan menjustifikasinya dalam hal biaya dan manfaat.
Proses penelitian biasanya dibagi menjadi dua bagian. Pertama, penting
untuk mengeksplorasi kebutuhan untuk tiap sistem. Kedua, penting untuk
menjustifikasinya dari sudut pandang biaya-manfat. Kebutuhan atas
sistem informasi biasanya dihubungkan dengan perencanaan perusahaan
dan analisis kinerjanya jika dibandingkan dengan para pesaing. Justifikasi
biaya-manfaat harus melihat pada kebijakan investasi TI tertentu jika
dibandingkan dengan berinvestasi dalam berbagai proyek alternatif
lainnya.
Perencanaan dan Justifikasi (Tahap 1)
TI sebagai pelaksana Rencana strategis
Dari tujuan bisnis ke kebutuhan informasi Mengidentifikasi investasi TI
Fungsionalitas yang dibutuhkan atas sistem Portofolio aplikasi
Arsitektur TI (Tahap 2)
Arsitektur informasi Arsitektur teknis
Arsitektur data Arsitektur organisasional
Arsitektur aplikasi Kelayakan
Infrastruktur
Manajemen
Manajemen Vendor
Manajemen proyek
Evaluasi
Pilihan Pengembangan (Pemerolehan) (Tahap3)
Buat bagaimana, metodologi yang mana
Beli apa dan dari siapa
Sewa apa dan dari siapa
Bermitra mitra yang mana, bagaimana cara
bermitranya
Bergabung dalam perdagangan pasar yang mana
Mitra
Bisnis
Mitra
Bisnis
Pengujian, instalasi, dan integrasi (Tahap 4)
Pengujian, instalasi, integrasi, pelatihan, keamanan,
pembicaraan, penggunaan, dan sebagainya
Operasi, Pemeliharaan dan Pembaruan (Tahap 5)
Operasi
Pemeliharaan dan pembaruan
Penggantian
Mitra
Bisnis
Gambar 5.1 Proses pemerolehan aplikasi
65
Proses penelitian ini akan diakhiri dengan daftar prioritas aplikasi
IT, yang disebut dengan portofolio aplikasi, yang merupakan campuran
dari aplikasi yangtelah ada dan yang berpotensi. Tahap ini biasanya
dilakukan secara internal atau melalui outsourcing.
Tahap 2: Pembuatan Arsitektur – Pendekatan Analisis Sistem
Tujuan utama dari tahap ini adalah membuat arsitektur TI.
Arsitektur TI adalah konseptualitas mengenai bagaimana kebutuhan
informasi perusahaan dipenuhi melalui berbagai kemampuan aplikasiaplikasi
tertentu.
Tahap 3: Tentukan Sebuah Pilihan Pengembangan dan Pemerolehan
Aplikasi TI dapat dikembangkan melalui beberapa pilihan utama, yaitu:
· Membuat sistem sendiri
· Membeli aplikasi dan menginstalasinya
· Menyewa peranti lunak dari ASP atau menyewa melalui komputasi
utilitas
· Membuat kemitraan atau persekutuan yang akan memungkinkan
perusahaan menggunakan aplikasi pihak lain tersebut.
· Bergabung dalam pasar elektronik pihak ketiga, seperti situs lelang,
situs tawar menawar atau perdagangan, yang menyediakan
berbagai kemampuan yang dibutuhkan para partisipasinya.
· Menggunakan gabungan dari berbagai pendekatan yang telah
disebutkan.
Membuat sendiri
Kelebihan:
· Sistem dapat diatur sesuai dengan kebutuhan
· Dapat diintegrasikan dengan lebih baik terhadap sistem yang
sudah ada
· Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol
66
· Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif
Kekurangan
· Perlu waktu lama
· Kemungkinan prigram mengandung bug sangat besar
· Kesulitan para pemakai dalam menyatakan kebutuhan dan
kesukaran pengembangan memahami mereka
Membeli perangkat lunak paket
Kelebihan
· Memerlukan waktu pengembangan yang jauh lebih singkat
· Pemakai dapat memilih paket yang paling sesuai dengan
kebutuhan
· Terbebas dari bug
· Pemakai dapat melakukan uji coba sebelum membeli
· Dokumentasi lengkap
Kekurangan
· Ada kemungkinan paket tidak mengandung fungsi-fungsi yang
spesifik dalam perusahaan
· Kemungkinan harganya sangat mahal
· Tidak seefisien jika menggunakan sistem buatan sendiri karena
lebih bersifat umum
· Evaluasi paket menyita waktu dan menuntut biaya
· Ada kemungkinan tidak kompatibel dengan perangkat yang sudah
tersedia
Melakukan Outsourcing
Kelebihan
· Perusahaan dapat lebih konsentrasi pada bisnis yang ditangani
· Dapat meningkatkan kas adlam aset perusahaan
67
· Mendapatkan kepakaran yang lebih baik dan teknologi yang lebih
maju
· Lebih menghemat biaya
· Menyingkat waktu pengembangan
Kekurangan
· Kehilangan kendali terhadap sistem dan data
· Mengurangi keunggulan kompetitif
· Menjadi sangat bergantung pada pihak luar
Tahap 4: Menginstalasi, menghubungan dan lainnya
Aplikasi TI harus dihubungkan ke intranet dan/atau ekstranet, basis
data dan aplikasi lain perusahaan. Hubungan/koneksi ke para mitra bisnis
atau perdagangan umum mungkin juga diperlukan.
Pada tahap ini, aplikasi juga akan diuji, dan berbagai reaksi par a
penggunanya akan dipelajari. Jika aplikasi tersebut berhasil melewati
semua pengujian, maka akan digunakan.
Tahap 5: Operasi dan Pemeliharaan
Operasi dan pemeliharaan dapat dilakukan secara internal
dan/atau melalui outsourcing. Pemeliharaan dapat menjadi masalah besar
karena adanya perubahan yang sangat cepat dalam bidang teknologi IT.
5.3 Pendekatan Sistem
Pendekatan sistem (system approach) untuk penyelesaian masalah
menggunakan orientasi sistem untuk merumuskan masalah dan peluang
dan mengembangkan solusi. Menganalisis masalah dan memformulasikan
solusi melibatkan aktivitas yang saling berhubungan di bawah ini:
1. Kenali dan rumuskan masalah atau peluang dengan menggunakan
pemikiran sistem
2. Kembangkan dan evaluasi alternatif solusi sistem
68
3. Pilih solusi sistem yang memenuhi persyaratan
4. Desain solusi sistem yang dipilih
5. Implementasikan dan evaluasi kesuksesan sistem yang telah didesain.
Menguasai pemikiran sistem (system thinking) untuk memahami
masalah atau peluang adalah salah satu aspek penting dari pendekatan
sistem. Salah satu cara mempraktikkan pemikiran sistem adalah dengan
mencoba mencari sistem, subsistem dan komponen sistem dalam setiap
situasi.
5.4 Siklus Pengembangan Sistem
Menggunakan pendekatan sistem untuk mengembangkan sistem
informasi dapat dipandang sebagai proses multilangkah yang disebut
siklus pengembangan sistem informasi (information systems
development cycle), yang juga dikenal sebagai siklus hidup
pengembangan sistem (systems development life cycle – SDLC).
SDLC merupakan metodologi klasik yang digunakan untuk
mengembangkan, memelihara dan menggunakan SI dimana pengembang
melewati lima tahapan, yaitu investigasi sistem, analisis sistem, desain
sistem, implementasi sistem dan pemeliharaan sistem (Gambar 5.2)
5.4.1 Tahap Investigasi sistem (systems investigation stage)
Selesainya tahap ini pengembang akan dapat menjawab pertanyaanpertanyaan
berikut:
· Peluang bisnis ada??
· Apa prioritas bisnisnya??
· Bagaimana TI bisa menyediakan solusi SI yang sesuai??
Tahap ini dapat melibatkan pertimbangan proposal yang dihasilkan dari
proses perencanaan bisnis/TI. Tahap investigasi juga termasuk studi awal
solusi sistem informasi yang diusulkan untuk memenuhi prioritas bisnis
perusahaan dan peluang.
69
Studi Kelayakan (feasibility study)
Studi kelayakan adalah studi awal untuk merumuskan informasi yang
dibutuhkan oleh pemakai akhir, kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat
dan kelayakan proyek yang diusulkan. Tujuan diadakan studi kelayakan
adalah untuk mengevaluasi solusi sistem alternative dan untuk
mengusulkan aplikasi yang paling layak dan paling diinginkan untuk
dikembangkan. Kelayakan usulan sistem bisnis dapat dievaluasi dalam
empat kategori besar, yaitu:
1. Kelayakan organisasi (organizational feasibility). Seberapa baik sistem
yang diusulkan mendukung prioritas bisnis perusahaan
2. Kelayakan ekonomi (economic feasibility). Berhubungan dengan
apakah penghematan biaya, peningkatan pendapatan, peningkatan
Pahami
masalah
atau peluang
bisnis
Kembangkan
solusi
Sistem
informasi
Implementa
sikan
Solusi
sistem
informasi
Investigasi sistem
Produk: studi kelayakan
Tentukan bagaimana menanggapi
peluang dan prioritas bisnis
Lakukan studi kelayakan
Kembangkan rencana manpro dan
dapatkan persetujuan manajemen
Analisis sistem
Produk: persyaratan fungsional
Analisis kebutuhan informasi
Kembangkan persyaratan
fungsional sistem
Desain sistem
Produk: Spesifikasi sistem
Kembangkan spesifikasi SW, HW,
orang, jaringan dan data serta produk
informasi yang dapat memenuhi
persyaratan fungsional dari sistem
informasi yang diusulkan
Implementasi sistem
Produk: sistem operasional
Dapatkan HW dan SW
Uji sistem dan pelatihan
Ubah ke sistem yg baru
Kelola pengaruh perubahan
sistem terhadap pemakai akhir
Pemeliharaan sistem
Produk: sistem yg diperbaiki
Gunakan proses tinjauan
pascaimplementasi u/ mengawasi,
mengevaluasi dan memodifikasi
sistem sesuai kebutuhan
Gambar 5.2 Siklus pengembangan sistem informasi tradisional
70
keuntungan, pengurangan investasi yang diperlukan dan manfaat lain
yang diharapkan akan melebihi biaya pengembangan dan biaya
operasional sistem yang diusulkan.
3. Kelayakan teknis (technical feasibility) dapat didemonstrasikan jika
perangkat keras maupun perangkat lunak yang dapat diandalkan dan
mampu memenuhi kebutuhan sistem yang diusulkan, bisa diperoleh
atau dikembangkan oleh bisnis dalam waktu yang dibutuhkan.
4. Kelayakan operasional (operational feasibility) adalah kemauan dan
kemampuan dan kemampuan manajemen, karyawan, pelanggan,
pemasok dan pihak lain yang mengoperasikan, menggunakan dan
mendukung sistem yang diusulkan.
Untuk jelasnya, tugas-tugas yang tercakup dalam studi kelayakan meliputi:
· Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem
· Pembentukan sasaran sistem baru secara keseluruhan
· Pengidentifikasian para pemakai sistem
· Pembentukan lingkup sistem
· Pengusulan perangkat lunak dan perangkat keras untuk sistem baru
· Pembuatan analisis biaya/manfaat
· Pengkajian etrhadap risiko proyek
· Pemberian rekomendasi untuk meneruskan atau menghentikan proyek
Analisis biaya/manfaat (cost-benefit analysis)
Analisa biaya manfaat adalah kegiatan menjustifikasi investasi TI yang
meliputi aspek penilaian biaya, penilaian manfaat (nilai), dan
perbandingan keduanya.
Menghitung biaya investasi TI
Memberi nilai uang untuk biaya investasi TI menjadi tidak mudah karena
harus mengalokasikan berbagai biaya tetap di antara berbagai proyek TI.
71
Pertimbangan strategis Pertimbangan Tidak Berwujud
Biaya tetap adalah berbagai biaya yang jumlahnya tetap sama berapa
pun perubahan tingkat aktivitasnya. Contoh untuk TI adalah biaya layanan
TI dan biaya manajemen TI. Dalam menghitung biaya investasi TI, maka
harus dipertimbangkan berbagai biaya total kepemilikan. Biaya total
kepemilikan (total cost of ownership – TCO) adalah rumus untuk
menghitung biaya memperoleh, mengoperasikan dan mengendalikan
sistem TI, bahkan untuk sistem yang sesederhana satu PC.
Tujuan strategis
investasi TI,
Dukungan untuk
strategi perusahaan,
Dukungan manajemen
puncak, Tujuan kinerja
bersaing, Biaya dan
manfaat jangka
panjang
Keunggulan kompetitif
Layanan ke masyarakat
Penambahan pekerjaan
Perbaikan kualitas
Perbaikan hubungan pelanggan
Peningkatan keyakinan
Mengamankan bisnis masa
mendatang
Risiko jika tidak berinvestasi di TI
Kerja sama tim
Citra yang bagus
Pertimbangan Taktis
Indikator kinerja
Membuat data
Metode evaluasi
Keamanan
Keterlibatan
Manajer senior
Pertimbangan Operasional
Sistem TI yang ada
Migrasi data
Peranti lunak
Persepsi pengguna
Server
Integrasi sistem
Operasi yang ada
Sistem
Pertimbangan Berwujud
Keuangan:
Anggaran
Prioritas investasi
ROI
Biaya produk
Penelitian pasar
Teknologi altrenatif
Tingkat laba
Pendapatan
Nonkeuangan:
Waktu tunggu
Persediaan
Ketidakhadiran tenaga kerja
Ringkat kerusakan produk
Waktu penyetelan
Justifikasi
Investasi
Proyek TI
Gambar 5.3 Model untuk justifikasi investasi TI
72
Mengevaluasi manfaat
Beberapa jenis nilai dapat digunakan untuk mengukur manfaat.
Contohnya, pengembalian investasi modal yang diukur secara numerik.
Ukuran lainnya dapat berupa peningkatan efisiensi, perbaikan hubungan
pelanggan atau mitra, dan perbaikan dalam pengambilan keputusan.
Manfaat dapat lebih sulit untuk dihitung, terutama karena banyak di
antaranya yang tidak berwujud. Selain itu, kenyataan bahwa perusahaan
menggunakan TI untuk beberapa tujuan yang berbeda-beda, dan
ditambah dengan probabilitas keberhasilan implementasinya. Jadi, nilai
manfaat dalam kebanyakan situasi akan lebih sedikit dari yang awalnya
diharapkan.
Dalam kebanyakan kejadian, proyek-proyek TI menghasilkan
manfaat berwujud (tangible benefit), yaitu hasil yang diharapkan; seperti
penurunan biaya gaji yang disebabkan oleh berkurangnya personel atau
penurunan biaya persediaan dan manfaat tak berwujud (intangible benefit)
yang lebih sulit diperkirakan. Manfaat tak berwujud misalnya pelayanan
pelanggan yang lebih baik atau lebih cepat serta lebih akuratnya informasi
untuk manajemen.
Melakukan analisis biaya-manfaat
Berikut ini adalah beberapa pendekatan yang dapat dilakukan untuk
melakukan analisis biaya-manfaat:
· Net Present Value – NPV
Dengan menggunakan NPV (atau nilai sekarang bersih), para analis
mengubah nilai masa mendatang berbagai manfaat dengan nilai
sekarang yang ekuivalen melalui “pendiskontoan” nilai tersebut untuk
dana biaya perusahaan. Analis kemudian dapat membandingkan nilai
sekarang dari manfaat masa mendatang dengan biaya yang
dibutuhkan untuk mencapai manfaat tersebut, untuk menentukan
apakah manfaatnya melebihi biayanya. Analisis NPV sangat baik
73
dalam situasi biaya dan manfaat dapat ditetapkan dengan cukup baik
atau “berwujud” hingga dapat diubah ke nilai uang.
· Return of Invesrment – ROI
ROI mengukur efektivitas manajemen dalam menghasilkan laba
melalui berbagai aktivanya yang tersedia. Ukuran ROI adalah
persentase, dan makin tinggi persentase pengembaliannya, makin
baik. ROI pada dasarnya dihitung dengan membagi penghasilan bersih
sebuah proyek dengan rata-rata aktiva yang diinvestasikan dalam
proyek tersebut.
· Pendekatan Studi kasus bisnis
Studi kasus bisnis adalah dikumen tertulis yang digunakan oleh para
manajer untuk mengumpulkan pendanaan bagi satu atau lebih aplikasi
atau proyek tertentu. Penekanan utamanya bukan hanya justifikasi
untuk investasi tertentu yang dibutuhkan, tetapi juga sebagai jembatan
antara rencana awal dengan pelaksanaannya. Tujuannya tidak hanya
untuk mendapatkan peretujuan dan pendanaan, tetapi juga sebagai
dasar untuk pengambilan keputusan taktis serta manajemen risiko
teknologi. Srudi kasus bisnis membantu mengklarifikasi cara terbaik
perusahaan dapat menggunakan sumber dayanya untuk mewujudkan
strategi TI. Studi ini membantu perusahaan berkonsentrasi pada
justifikasi investasi, manajemen risiko, dan pada kesesuaian suatu
proyek TI dengan misi perusahaan.
· Baku mutu
Berfokus pada pengukuran yang objektif atas kinerja. Tolok ukur metrik
memberikan ukuran numeris atas kinerja; tolok ukur praktik terbaik
(best-practice benchmark) fokus pada cara berbagai aktivitas SI
sesungguhnya dilakukan oleh berbagai perusahaan yang berhasil.
· Manajemen berdasarkan maksim (management by maxim)
Menyatukan para eksekutif perusahaan, manajer unit bisnis, dan
eksekutif TI untuk mengidentifikasi berbagai investasi infrastruktur TI
yang sesuai dengan strategi serta tujuan perusahaan
74
· Penilaian pilihan sesungguhnya (real option)
Berakar dari bidang keuangan. Mencari berbagai proyek yang
menciptakan peluang tambahan di masa mendatang (“memiliki nilai
pilihan sesungguhnya”), bahkan jika biaya saat ini melebihi manfaat
saat ini.
· Metode balanced scorecard
Mengevaluasi kesehatan perusahaan dan proyek secara keseluruhan,
dengan melihat pada metriks keuangan jangka pendek dan jangka
panjang perusahaan, pelanggan, proses bisnis internal, dan
pembelajaran serta pertumbuhan.
· Pendekatan perhitungan biaya berdasar aktivitas
Mengaplikasikan berbagai prinsip perhitungan biaya berdasar aktiva
(activity-based cosring – ABC) 9yang mengalokasikan berbagai biaya
berdasarkan pada tiap penggunaan aktivitas yang digunakan produk
pada saat pembuatan produk tersebut) untuk analisis investasi TI.
· Model EIAC
Metodologi untuk mengimplementasikan usaha pembayaran kembali
TI, yang terdiri atsa sembilan tahap dan yang dibagi menjadi empat
kategori : eksplorasi (exploration – E), keterlibatan (involvement – I),
analisis (analysis – A), dan komunikasi (communication – C)
5.4.2 Tahap Analisis Sistem (systems analysis)
Analisis sistem merupakan studi mendalam mengenai informasi yang
dibutuhkan oleh pemakai akhir yang menghasilkan persyaratan fungsional
(functional requirement) yg digunakan sbg dasar untuk desain sistem
informasi baru. Analisis sistem secara tradisional melibatkan studi yang
rinci mengenai:
· Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dan pemakai akhir
(analisis organisasional)
· Aktivitas, sumber daya dan produk dari sistem informasi yang saat ini
digunakan (analisis sistem yang ada)
75
· Kemampuan sistem yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan
informasi (analisis persyaratan fungsional)
Analisis organisasional
Analisis organisasional (organizational analysis) merupakan langkah
pertama yang penting dilakukan dalam analisis sistem karena tim
pengembang harus mengetahui tentang organisasi, struktur manajemen,
orang-orangnya, aktivitas bisnisnya, sistem lingkungan yang terkait dan
sistem informasi terbaru dari perusahaan yang terkait. Anggota tim harus
mengetahui informasi ini secara lebih rinci untuk unit bisnis tertentu atau
kelompok kerja pemakai akhir yang akan terpengaruh oleh sistem
informasi yang baru atau yang lebih baik diusulkan.
Analisis sistem yang ada
Sebelum mendesain sistem baru sistem yang sudah ada perlu dipelajari.
Bagaimana sistem yang sudah ada menggunakan hardware, software,
jaringan dan sumber daya manusia untuk mengubah sumber data perlu
dianalisa. Selain itu bagaimana aktivitas sistem informasi input,
pemrosesan, output, penyimpana dan pengendalian dilaksanakan jug a
perlu didokumentasikan.
Analisis persyaratan fungsional
Langkah analisis sistem ini adalah salah satu dari yang paling sulit.
Persyaratan fungsional (functional requirement) merupakan persyaratan
informasi pemakai akhir yang tidak berkaitan dengan hardware, software,
jaringan, data dan sumber daya manusia yang saat ini digunakan oleh
pemakai akhir atau akan digunakan dalam sistem baru. Tujuan utama
adalah menentukan apa yang harus dilakukan, bukan bagaimana
melakukannya.
Misalkan harus menentukan kebutuhan informasi bisnis khusus. Pertama,
perlu ditentukan jenis informasi apa saja yang dibutuhkan oleh setiap
76
aktivitas bisnis, bagaimana formatnya, volumenya dan frekuensinya serta
waktu responsnya. Kedua, harus menentukan kemampuan pemrosesan
informasi yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas sistem (input,
pemrosesan, output, penyimpanan, pengendalian) untuk memenuhi
kebutuhan informasi ini.
5.4.3 Desain Sistem (system design)
Desain sistem terdiri dari aktivitas desain yang menghasilkan spesifikasi
sistem yang memenuhi pesyaratan fungsional yang dikembangkan dalam
proses analisis sistem, yaitu interface pemakai, data, dan desain proses.
Hal ini menghasilkan spesifikasi yang sesuai dengan produk dan metode
interface pemakai, struktur basis data, sert apemrosesan dan prosedur
pengendalian.
Perancangan konseptual/logis
Pada perancangan ini kebutuhan pemakai dan pemecahan masalah yang
teridentifikasi mulai dibuat untuk diimplementasikan. Tiga langkah penting
yang dilakukan dalam perancangan konseptuak adalah evaluasi alternatif
Desain Sistem
Perancangan Konseptual
Evaluasi alternative
rancangan
Penyiapan spesifikasi
rancangan
Penyiapan laporan
rancangan sistem
konseptual
Perancangan Fisik
Ranc.
Keluaran
dan
masukan
Ranc.
platform
Ranc.
Antarmuka
pemakai &
sistem
Ranc.
Basis
data
Ranc.
modul
Ranc.
kontrol
Dokumentasi Rencana pengujian Rencana konversi
Gambar 5.4 Desain sistem
77
rancangan, penyiapan spesifikasi rancangan, dan penyiapan laporan
rancangan sistem secara konseptual.
Evaluasi alternative rancangan
Evaluasi ini digunakan menentukan alternatif-alternatif rancanagn yang
bisa digunakan dalam sistem. Evaluasi yang dilakukan mengandung halhal
berikut::
1. Bagaimana alternatif-alternatif memenuhi sasaran sistem dan
organisasi dengan baik?
2. Bagaimana alternatif-alternatif memenuhi kebutuhan pemakai dengan
baik?
3. Apakah alternatif-alternatif tersebut layak secara ekonomi?
4. Apa saja keuntungan dan kerugian masing-masing?
Spesifikasi rancangan konseptual mencakup:
· Keluaran, mencakup frekuensi laporan, isi laporan, bentuk laporan dan
media pelaporan
· Penyimpanan data, mencakup detail data: ukuran dan letaknya dalam
berkas
· Masukan, meliputi data yang perlu dimasukkan ke dalam sistem.
· Prosedur pemrosesan dan operasi, menjelaskan bagaimana data
masukan diproses dan disimpan untuk menghasilkan laporan.
Perancangan fisik
Pada perancangan disik, rancangan kospeptual yang telah dibuat
diterjemahkan dalam bentuk fisik . tahap ini akan menghasilkan:
· Rancangan keluaran: bentuk laporan dan rancangan dokumen.
· Rancangan masukan: rancangan layar untuk pemasukan data.
· Rancangan antarmuka pemakai dan sistem : rancangan interaksi
pemakai dan sistem.
· Rancangan platform : menentukan perangkat keras dan perangkat
lunak yang digunakan.
78
· Rancangan basis data : rancangan berkas dan kapasitasnya
· Rancangan modul : rancangan modul dan cara modul atau program
bekerja
· Rancangan kontrol : mencakup validasi, otorisasi dan pengauditan
· Dokumentasi : hasil pendokumentasian hingga tahap perancangan
fisik
· Rencana pengujian : rencana yg dipakai untuk menguji sistem
· Rencana konversi : rencana untuk menerapkan sistem baru terhadap
sistem lama
5.4.4 Implementasi sistem
Implementasi dapat menjadi proses yang sulit dan memerlukan banyak
waktu. Akan ettapi, hal ini vital dalam memastikan kesuksesan sistem
yang baru dikembangkan, karena meskipun sistem telah didesain dengan
baik, sisetm tersebut akan gagal jika tidak diimplementasikan dengan baik.
Proses implementasi ssecra umum digambarkan di Gambar 5.5
Mengevaluasi hardware, software, dan layanan
Ketika mengevaluasi hardware yang dibutuhkan oleh apliasi bisnis yang
baru, karakteristik kinerja dan fisik untuk setiap sistem komputer atau
komponen periferal yang dibutuhkan menjadi keharusan untuk diteliti.
Gambar 5.5 Gambaran umum proses implementasi
Aktivitas
implementasi
Pembelian
HW, SW
dan
layanan
Pengembangan
atau
modifikasi SW
Konversi
data
Pelatihan
pemakai
akhir
Konversi
Parallel
Percontohan
(pilot)
Bertahap
langsung
79
Sepuluh dari faktor-faktor evaluasi hardware (hardware evaluation factors)
dan pertanyaan yang berkaitan yang harus diperhatikan adalah sebagai
berikut:
· Kinerja.
Berapa kecepatannya, kapasitas, dan outputnya?
· Biaya.
Berapa harga sewa atau belinya?
Berapa biaya operasional dan pemeliharaannya?
· Keandalan
Apa risiko kesalahan fungsi dan persyaratan pemeliharaannya?
Apa fitur diagnostik dan pengendali kesalahannya?
· Kompatibilitas
Apakah kompatibel dengan software dan hardware yang ada?
Apakah kompatibel dengan software dan hardware yang disediakan
oleh pemasok lainnya?
· Teknologi
Berapa tahun siklus hidup produk tersebut?
Apakah menggunakan teknologi yang belum diuji atau apakah emmiliki
risiko keusangan?
· Ergonomi
Apakah telah “direkayasa sesuai faktor manusia” dengan pandangan
pemakai?
Apakah ramah pemakai (user-friendly), dirancang dengan aman,
nyaman, dan mudah digunakan?
· Konektivitas
Apakah mudah dihubungkan dengan WAN dan LAN
yangmenggunakan jenis teknologi jaringan yang berbeda dan alternatif
bandwith?
· Keluasan (scalability),
Dapatkah menyelesaikan permintaan pemrosesan dari banyak
pemakai akhir, transaksi, pertanyaan, dan persyaratan pemrosesan
80
informasi lainnya?
· Software
Apakah mengginakan software dan aplikasi software tersedia sehingga
pemakai dapat menggunakan hardware secara optimal?
· Dukungan
Apakah layanan yang dibutuhkan untuk dukungan dan pemeliharaan?
Faktor-faktor kinerja, biaya, keandalan, ketersediaan, kompatibilitas,
modularitas, teknologi, ergonomi dan pendukung juga harus digunakan
untuk mengevaluasi akuisisi dari software yang diusulkan. Selain itu,
faktor-faktor berikut termasuk dalam pertimbangan pemilihan software :
· Kualitas
Apakah bebas kecacatan atau apakah banyak kesalahan dalam kode
program?
· Efisiensi
Apakah software tersebut memiliki sistem kode program yang
dikembangkan dengan baik yang tidak menggunakan banyak waktu
CPU, kapasitas memori atau disk space?
· Fleksibilitas
Apakah dapat melakukan proses bisnis dengan mudah, tanpa banyak
modifikasi?
· Keamanan
Apakah ada prosedur pengendalian kesalahan, kerusakan fungsi dan
penggunaan yang tidak tepat?
· Konektivitas
Apakah Web-enabled sehingga dapat dengnan mudah mengakses
Internet, intraner dan ekstraner dengan sendirinya, atau dengan
bekerja sama dengan browser Web atau software jaringan lainnya?
· Pemeliharaan
Apakah fitur-fitur baru dan perbaikan kecacatan dapat dengan mudah
diimplementasikan oleh pengembang software yang dimiliki sendiri?
81
· Dokumentasi
Apakah software didokumentasi dengan baik?
Apakah mencakup layar bantuan dan agen software yang membantu?
· Hardware
Apakah hardware yang ada memiliki fitur yang dibutuhkan agar
software dapat berfungsi dengnan baik
Kebanyakan pemasok produk hardware dan software dan banyak
perusahaan lainnya menawarkan berbagai layanan SI (IS services). Selain
itu layanan SI dapat diperoleh dengan melakukan outsourcing ke
perusahaan luar dengan harga yang dinegosiasikan. Beberapa factor
evaluasi yang berhubungan dengan layanan SI adalah:
· Kinerja
Bagaimana kinerja pemasok di waktu lampau jika dilihat dari janji-janji
mereka di waktu lampau?
· Pengembangan sistem
Apakah ada situs Web dan pengembang e-business lainnya?
Bagaimana kualitas dan biayanya?
· Pemeliharaan
Apakah peralatan pemeliharaan tersendiri?
Bagaimana kualitas dan biayanya?
· Konversi
Apa pengembangan sistem dan layanan instalasi yang akan pemasok
sediakan selama periode konversi?
· Pelatihan
Apakah tersedia pelatihan yang dibutuhkan oleh para personel?
Bagaimana kualitas dan biayanya?
· Cadangan (backup)
Apakah tersedia fasilitas komputer yang serupa dalam jarak yang
dekat untuk tujuan cadangan darurat?
· Kemampuan akses
82
Apakah pemasok menyediakan tempat lokal atau regional yang
menawarkan penjualan, pengembangan sistem, dan layanan
pemeliharaan hardware?
Apakah tersedia pusat pendukung pelanggan di situs Web pemasok?
Apakah telepon khusus pelanggan (customer hot line) tersedia?
· Posisi bisnis
Apakah pemasok kuat secara keuangan dan memiliki prospek pasar
industri yang baik?
· Hardware
Apakah pemasok menyediakan banyak pilihan aksesoris dan peralatan
hardware yang kompatibel?
· Software
Apakah pemasok menawarkan berbagai paker aplikasi dan software ebusiness
yang berguna?
Pengujian
Bagian penting dari pengujian adalah peninjauan tampilan, laporan dan
output lainnya dari prototype yang ditinjau oleh pemakai akhir. Beberapa
pengujian yang dilakukan dalam sistem adalah:
· Pengujian integrasi, dilakukan setelah semua modul/program diuji
untuk melihat efek ketika program saling dikaitkan
· Pengujian sistem, menguji fungsi-fungsi dalam sistem dan kinerjanya.
Pada pengujian ini kontrol dan prosedur pemulihan sistem jug adiuji.
· Pengujian penerimaan, dilakukan sebelum sistem dioperasikan
dengan tujuan untuk meyakinkan bahwa segala kebutuhan telah
terpenuhi
· Pengujian instalasi, pengujian setelah sistem dipasang walaupun
sudah pernah dilakukan pengujian penerimaan sebelum sistem
dipasang.
83
Konversi data
Aktivitas konversi data biasanya mencakup koreksi data yang tidak tepat,
penyaringan data yang tidak diinginkan, konsolidasi data dari beberapa
basis data, dan pengaturan data ke dalam format data yang baru. Proses
konversi data merupakan hal yang penting karena data yang diformat atau
disusun dengan tidak tepat merupakan salah satu penyebab utama dari
kegagalan dalam implementasi sistem baru.
Pelatihan pemakai akhir
Personel SI harus memastikan bahwa pemakai akhir terlatih untuk
menjalankan sistem yang baru juga mengenalkan dampak teknologi yang
baru terhadap manajemen dan operasional perusahaan
Konversi Sistem
Empat bentuk utama dari konversi sistem mencakup:
· Konversi Parallel (parallel conversion)
Pada konsep konversi paralel, baik sistem yang lama maupun sistem
yang baru sama-sama beroperasi hingga tim pengembangan proyek
dan manajemen pemakai akhir setuju untuk mengubah secara
keseluruhan ke sistem yang baru. Selama waktu tersebut, operasional
dan hasil dari kedua sistem dibandingkan dan dievaluasi.
· Konversi Bertahap/Modular (phased conversion)
Sistem lama Sistem baru
Sistem lama
Sistem baru
Sistem lama dan baru sama-sama dijalankan.
Aman tetapi mahal
84
· Konversi Percontohan (pilot conversion)
Lokasi 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3
L L L L L B L B B B B B
Konversi dapat juga dilakukan secara bertahap, di mana hanya
bagian-bagian dari aplikasi baru atau hanya beberapa departemen
yang dikonversi terlebih dahulu. Konversi bertahap memungkinkan
proses implementasi secara bertahap di organisasi. Manfaat yang
sama diperoleh dari penggunaan konversi percontohan, di mana satu
departemen menjadi tempat percobaan. Sistem yang baru dapat
diujicobakan di tempat tersebut hingga para pengembang merasa
bahwa sistem tersebut dapat diimplementasikan di seluruh organisasi.
· Konversi Langsung (direct conversion / direct cutover)
Sistem lama Sistem baru
Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan
menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang
paling berisiko tetapi murah dari hal biaya.
5.4.5 Pemeliharaan Sistem
Pemeliharaan sistem (sistem maintenance) adalah pengawasan, evaluasi
dan modifikasi sistem untuk menghasilkan perbaikan yang lebih diinginkan
atau perlu. Alasan perlunya pemeliharaan sistem:
1. mungkin sistem masih menyisakan masalah-masalah yang tidak
terdeteksi selama masa pengujian sistem
2. adanya perubahan bisnis atau lingkungan atau adanya permintaan
kebutuhan baru
3. kinerja sistem
85
Pemeliharaan perangkat lunak terdiri dari:
· Pemeliharaan perfektif
Ditujukan untuk memperbarui sistem sebagai tanggapan atas
perubahan kebutuhan pemakai dan kebutuhan organisasi,
meningkatkan efisiensi sistem dan memperbaiki dokumentasi
· Pemeliharaan adaptif
Berupa perubahan aplikasi untuk menyesuaikan diri terhadap
lingkungan perangkat keras dan perangkat lunak baru
· Pemeliharaan korektif
Berupa pembetulan atas kesalahan-kesalahan yang ditemukan pada
saat sistem berjalan.
5.5 Prototipe
Prototipe atau desain aplikasi cepat (rapid application design –
RAD) merupakan suatu metode dalam pengembangan sistem yang
menggunakan pendekatan untuk membuat sesuatu program dengan
cepat dan bertahap sehingga segera dapat dievaluasi oleh pemakai.
Dengan metode ini proses pengembangan lebih cepat dan lebih mudah,
khususnya untuk proyek dimana persyaratan pemakai akhir sulit
dirumuskan.
Secara garis besar, sasaran prototipe adalah sebagai berikut:
· Mengurangi waktu sebelum pemakai melihat sesuatu yang konkret dari
usaha pengembangan sistem
· Menyediakan umpan balik yang cepat dari pemakai kepada
pengembang
· Membantu menggambarkan kebutuhan pemakai dengan kesalahan
yang lebih sedikit
· Meningkatkan pemahaman pengembang dan pemakai terhadap
sasaran yang seharusnya dicapai oleh sistem
· Menjadikan keterlibatan pemakai sangat berarti dalam analisis dan
desain sistem
86
Proses Pembuatan Prototipe
Pembuatan prototipe merupakan proses yang interaktif dan berulangulang
, yang menggabungkan langkah - langkah siklus pengembangan
sistem tradisional (Gambar 5.6). Biasanya sebuah prototipe dimodifikasi
beberapa kali sebelum pemakai akhir menyatakan bahwa prototipe
tersebut dapat diterima.
Kelebihan prototipe
1. Pendefinisian kebutuhan pemakai menjadi lebih baik karena
keterlibatan pemakai yang lebih intensif
2. Meningkatkan kepuasan pemakai dan mengurangi resiko pemakai
tidak menggunakan sistem
3. Mempersingkat waktu pengembangan
4. Memperkecil kesalahan
Analisis/penyelidikan. Para pemakai
akhir mengidentifikasikan kebutuhan dan
menilai kelayakan beberapa alternative
solusi SI
Analisis/desain. Para pemakai akhir
dan/atau pakar SI menggunakan alat
pengembangan aplikasi untuk secara
interaktif endesain dan menguji prototype
berbagai komponen sistem informasi yang
memenuhi kebutuhan para pemakai akhir
Desain/implementasi. Prototype sistem
diuji, dievaluasi, dan dimodifikasi berulangulang
hingga para pemakai akhir dapat
menerimanya
implementasi/pemeliharaan. Sistem yang
diterima dimodifikasi dengan mudah
karena sebagian besar dokumentasi
sistem disimpan dalam disk
Siklus
pembuatan
prototipe
Siklus
pemeliharaan
Identifikasi
kebutuhan
pemakai akhir
Kembangkan
prototype sistem
Revisi prototype
agar memenuhi
kebutuhan para
pemakai akhir
dengan lebih baik
Gunakan dan
pelihara sstem
yang diterima
Gambar 5.6 Pengembangan aplikasi dengan menggunakan prototipe
87
5. Pemakai memiliki kesempatan yang lebih banyak dalam meminta
perubahan-perubahan
6. Menghemat biaya
Kelemahan prototipe
1. Prototipe hanya bisa berhasil jika pemakai bersungguh-sungguh dalam
menyediakan waktu dan pikiran untuk menggarap prototipe
2. Kemungkinan dokumentasi terabaikan karena pengembang lebih
berkonsentrasi pada pengujian dan pembuatan prototipe
3. Ada kemungkinan sistem yang dibuat tidak lengkap bahkan sistem
kurang teruji
4. Reaksi negative dari pemakai
5. Prototipe menjadi tidak pernah berakhir
5.6 Penggunaan perangkat CASE
Perangakat CASE (Computer-Aided Software Engineering /
Computer-Assisted Software Engineering) adalah jenis perangkat lunak
yang berguna bagi pengembang dalam merencanakan, menganalisis,
merancang, melakukan pemrograman dan memelihara sistem informasi.
Tujuan utama CASE dibentuk adalah untuk mengalihkan sejumlah beban
pengembang sistem kepada komputer.
Perangkat CASE menggabungkan beberapa teknologi, antara lain:
· Metodologi pengembangan sistem
· Bahasa generasi keempat (4GL) yang menggunakan pendekatan
nonprocedural
· Antarmuka grafis
Perangkat CASE yang lengkap mengandung perangkat front-end dan
back-end. Perangkat front-end / Upper CASE, yaitu perangkat CASE yang
mendukung tahapan analisis dan desain dengan dukungan perangkat
pembuat diagram (diagramming tool) dan pembangkit layer dan laporan
(screen and report generator). Sedangkan perangkat back-end / Lower
88
CASE, merupakan perangkat CASE yang berfungsi sebagai pembangkit
kode (code generator), yakni menghasilkan kode program berdasarkan
suatu spesifikasi rancangan. Perangkat CASE yang menggabungkan
front_end dan back-end disebut I-CASE (integrated CASE).
Tabel 5.1 Komponen utama CASE dan fu
Perangkat CASE terdiri dari berbagai komponen yang memiliki
fungsi masing-masing (Gambar 5.7 dan Tabel 5.1)
Tabel 5.1 Fungsi komponen CASE
Komponen Keterangan
Repository Gudang data
Perangkat analisis
dan desain
· membuat diagram alir data, diagram entitashubungan
(E-R),dll
· metodologi perancangan sistem
Prototype layer dan
laporan
· pembangkit layar dan menu
· pembangkit laporan
Perangkat
analisis
dan desain
Prototype
layer dan
laporan
Pembangkit
kode dan
aplikasi
Perangkat
pengujian
Perangkat
rekayasa
pembalikan
Dukungan
bahasa
pemrograman
Perangkat
pengontrolan
versi
Perangkat
rekayasa
proses bisnis
Perangkat
manajemen
proyek
Pembangkit
dokumentasi
Perangkat
estimasi
Perangkat
penelusuran
masalah
repositori
Gambar 5.7 Komponen Utama CASE
89
Komponen Keterangan
Pembangkit kode dan
aplikasi
· mengkonversi spesifikasi menjadi kode program
· mendukung kemampuan drag-and-drop untuk
membuat aplikasi atau antarmuka
Dukungan bahasa
pemrograman
· memiliki cetakan (template) untuk kode yang
bersifat umum pada bahasa tertentu
· pustaka subrutin untuk fungsi-fungsi yang umum
Perangkat pengujian · menghasilkan data untuk pengujian
· memantau eksekusi program
· analisis kelengkapan dan konsistensi
Perangkat rekayasa
pembalikan (reverse
engineering)
· Membantu mengamati kode sistem yang sudah
ada dan menghasilkan spesifikasi rancangan
Perangkat
pengontrolan versi
· Dukungan manajemen perubahan sehingga
mampu menampung lebih dari 1 versi kode
· memungkinkan pengaksesan hanya pada personil
yang berwenang
Perangkat rekayasa
proses bisnis
· menganalisa dan memperbaiki proses-proses
pada sistem sekarang
· merancang proses baru
Perangkat
manajemen proyek
· mendukung bagian PERT yang digunakan untuk
menangani lintasan kritis dalam jadual proyek
· mendukung diagram Grant
· penelusuran waktu dan pengeluaran
Pembangkit
dokumentasi
· menciptakan bagan alir dan dokumentasi sistem
Perangkat estimasi · memperkirakan kebutuhan personil dan biaya
untuk proyek pengembangan sistem
Perangkat
penelusuran masalah
· mengidentifikasi kesalahan program
90
Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan CASE:
1. Meningkatkan produktivitas, denganmeningkatkan kecepatan dan
efisiensi SDLC
2. Membuat prototype dapat dilakukan dengan lebih mudah
3. Dapat membuat perubahan-perubahan rancangan sistem dengan lebih
mudah
4. Memungkinkan pembuatan sistem yang bekerja pada berbagai
platform
Di sisi lain, perangkat CASE juga mempunyai kelemahan,
diantaranya harga yang sangat mahal dan biaya untuk pelatihan bagi
pengembang sistem juga mahal.
Beberapa hal yang harus diperhatikan pada penggunaan perangkat
CASE adalah sebagai berikut:
1. Kemampuan analisis dan desain tetap diperlukan.
2. Perlu penyediaan waktu yang lebih banyak pada proses analisis dan
desain karena perangkat CASE tidak dapat menghasilkan kode
program jika spesifikasi tidak lengkap, ambigu dan tidak benar.
5.7 Latihan
1. Kunjungilah tiga buah situs Web yang bergerak pada bidang yang
sama. Identifikasi hal –hal yang membuat sebuah situs menjadi unik
dari yang lain. Identifikasi juga hal-hal mengenai:
· Interface antara sistem dan pemakai
· Fasilitas untuk pemakai yang disediakan oleh perusahaan tersebut
lewat situs Web-nya
· Tampilan situs tersebut dari segi penggunaan warna, ukuran huruf,
animasi, dan lainnya.
· Kemungkinan data yang digunakan di situs tersebut
2. Bentuk kelompok anda (maksimum 5 orang, minimum 3 orang).
Anggap kelompok anda menangani sebuah proyek sistem informasi,
lakukanlah tahapan SDLC sampai dengan tahapan desain.
