47
BAB IV
MANAJEMEN SUMBER DAYA DATA
4.1 Manajemen Data
Aplikasi TI tidak dapat dilakukan tanpa menggunakan data. Data
harus memiliki kualitas tinggi, yang berarti data harus akurat, lengkap,
tepat waktu, konsisten, mudah diakses, relevan dan ringkas. Oleh karena
data diproses dalam beberapa tahap dan tempat, maka masalah dan
kesulitan mungkin dapat terjadi dengan beberapa alasan:
· Jumlah data meningkat secara eksponensial sepanjang waktu. Banyak
data yang lama masih harus disimpan dalam waktu yang lama, dan
data yang baru terus bertambah dengan cepat
· Data tersebar diseluruh organisasi dan dikumpulkan oleh banyak
indivisu dengan menngunakan beberapa metode dan alat.
· Jumlah data eksternal yang terus bertambah perlu dipertimbangkan
dalam membuat keputusan organisasi
· Keamanan, kualitas, dan integrasi data adalah hal yang sangat
penting, namun mudah dikacaukan.
Organisasi semakin memandang manajemen data sebagai faktor
kunci keberhasilan. Manajemen data merupakan bagian dari manajemen
sumber daya informasi serta memastikan bahwa sumber daya data
perusahaan mencerminkan secara akurat sistem fisik yang diwakilinya.
Manajemen sumber daya data adalah aktivitas manajerial yang
mengaplikasikan teknologi sistem informasi, seperti manajemen basis
data, gudang data, dan alat manajemen data lainnya dalam tugas untuk
mengelola sumber daya data organisasi agar dapat memenuhi kebutuhan
informasi pihak-pihak yang berkepentingan dengan bisnis mereka.
Kegiatan manajemen data mencakup:
· Pengumpulan data
· Integritas dan pengujian
· Penyimpanan
48
· Pemeliharaan
· Keamanan
· Organisasi
· Pengambilan
Tujuan pengaturan data
· Menyediakan penyimpanan data utnuk dapat digunakan oleh
organisasi saat ini dan masa datang
· Sebagai cara pemasukan data sehingga memudahkan tugas operator
dan menyangkut waktu yang diperlukan oleh pemakai untuk
mendapatkan data serta hak-hak yang dimiliki terhadap data yang
ditangani
· Pengendalian data untuk setiap siklus agar data selalu up to date dan
dapat mencerminkan perubahan spesifik yang terjadi di setiap sistem
· Pengamanan data terhadap kemungkinan penambahan, modifikasi,
pencurian dan gangguan-gangguan lain.
4.2 Dasar-Dasar Konsep Data
Secara logis data dapat diatur dalam karakter, field, catatan, file
dan basis data.
Karakter Elemen logis data yang paling dasar adalah karakter,
yang terdiri dari sebuah huruf, angka, atau simbol
lainnya, dan dapat diamati serta dimanipulasi
Field Field atau bagian data terdiri dari sekelompok karakter
yang saling berhubungan. Secara khusus, field data
mewakili sebuah atribut (sebuah karakteristik atau
kualitas) dari beberapa entitas (objek, orang, tempat atau
kegiatan).
Catatan Field-field dari data yang saling berhubungan dikelompokkan
untuk membentuk catatan (record). Jadi, sebuah
49
catatan mewakili kumpulan atribut yang mendeskripsikan
sebuah entitas.
File Sekelompok catatan yang saling berhubungan disebut
sebagai file data atau tabel.
Basis
Data
Basis data atau database adalah kumpulan tertintegrasi
dari elemen data yang secara logika saling
berhubungan. Basis data mengonsolidasikan berbagai
catatan yang dahulu disimpan dalam file-file terpisah ke
dalam satu gabungan umum elemen data yang
menyediakan data untuk banyak aplikasi. Jadi, basis
data berisi berbagai elemen data yang mendeskripsikan
berbagai entitas dan hubungan antarentitas.
4.3 Era sebelum Basis Data
Sebelum kemunculan basis data, pemrosesan data menggunakan
pendekatan yang berbasis berkas dimana ada kemungkinan bahwa
perancangan sistem masih didasarkan pada kebutuhan individual si
pemakai, bukan berdasarkan kebutuhan sejumlah pemakai sehingga
ditandai dengan pengulangan data (data redundancy), ketergantungan
data (data dependency) dan kepemilikan data yang tersebar (diffused data
ownership). Berbagai kelemahan pada sistem berbasis berkas:
· Duplikasi data, dimana data yang sama terletak pada berbagai berkas.
· Pemisahan data, mengingat data tersebar dibeberapa berkas.
· Ketidakkonsistenan, yakni ketika suatu data pada suatu berkas diubah,
tetapi tidak dilakukan perubahan pada berkas lain untuk data yang
sama.
· Dependensi data-program, di mana perubahan dalam data membuat
program juga harus diubah.
· Ketidakkompatibelan format berkas
50
4.4 Konsep Basis Data
Basis data adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi,
diorganisasikan dan sisimpan dalam suatu cara yang memudahkan
pengambilan kembali.
Dua tujuan utama dari konsep basis data adalah meminimumkan
pengulangan dan mencapai independensi data. Independensi data adalah
kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa
membuat perubahan pada program yang memproses data.
Proses menciptakan basis data mencakup tiga langkah utama.
Pertama, menentukan data yang dibutuhkan. Kedua, menjelaskan data
tersebut. Ketiga, memasukkan data ke dalam basis data.
Kriteria basis data
· Berorientasi data dan bukan berorientasi program
· Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu
mengubah basis datanya
· Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya
· Dapat memenuhi kebutuhan system-sistem baru secara mudah
· Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda
Manfaat basis data
· Mengatasai redundancy data
· Menghindari terjadinya inkonsistensi data
· Mengatasi kesulitan dalam mengakses data
· Menyusun format yang standar dari sebuah data
· Penggunaan oleh banyak pemakai
· Melakukan perlindungan dan pengamanan data
· Menyusun integritas dan independensi data
51
4.5 Sistem Manajemen Basis Data
Sistem manajemen basis data (database management system -
DBMS) adalah perangkat lunak system yang memungkinkan para
pemakai membuat, memelihara, mengontrol dan mengakses basis data
dengan cara yang praktis dan efisien.
DBMS memiliki tiga fungsi dasar, yaitu:
1. membuat basis data baru dan aplikasi basis data
2. memelihara kualitas data dalam basis data organisasi
3. menggunakan basis data organisasi untuk memberikan informasi yang
dibutuhkan oleh pemakai akhir
Pada umumnya DBMS menyediakan fitur-fitur sebagai berikut:
· Independensi data –program, dengan kata lain program tidak akan
terpengaruh sekiranya bentuk fisik data berubah.
· Keamanan, yang dimaksudkan untuk mencegah pengaksesan data
oleh orang yang tidak berwenang.
· Integritas, ditujukan agar data selalu dalam keadaan yang valid dan
konsisten.
· Konkurensi, memungkinkan data dapat diakses oleh banyak pemakai
tanpa menimbulkan masalah.
· Pemulihan (recovery), untuk mengembalikan basis data ke keadaan
semula.
· Katalog sistem, yaitu deskripsi tentang data yang terkandung dalam
basis data yang dapat diakses oleh pemakai.
· Perangkat produktivitas, seperti query dan pembangkit laporan.
Saat perusahaan atau pemakai individu memutuskan apakah akan
menggunakan DBMS, keuntungan dan kerugiannya harus
dipertimbangkan. DBMS memiliki keunggulan:
· Mengendalikan/mengurangi duplikasi data
· Menjaga konsistensi dan integritas data
· Memudahkan pemerolehan informasi yang lebih banyak dari data yang
sama
52
· Meningkatkan keamanan data
· Memaksakan penerapan standar
· Dapat menghemat biaya
· Menanggulangi konflik kebutuhan antarpemakai
· Meningkatkan tingklat respon dan kemudahan akses bagi pemakai
akhir
· Meningkatkan pemeliharaan melalui independensi data
· Meningkatkan konkurensi tanpa menimbulkan masalah kehilangan
informasi atau integritas
· Meningkatkan layanan backup dan recovery
Selain keunggulan tersebut DBMS juga memiliki beberapa
kelemahan, yaitu:
· Kompleksitas yang tinggi.
· Ukuran penyimpanan sangat besar dan memerlukan memori yang
besar agar bisa bekerja secara efisien
· Rata-rata harga DBMS yang handal sangat mahal
· Terkadang DBMS meminta kebutuhan perangkat keras dengan
spesifiksi tertentu sehingga diperlukan biaya tambahan
· Biaya konversi sistem lama ke sistem baru terkadang sangat mahal
· Kinerjanya terkadang kalah dengan sistem yang berbasis berkas
karena DBMS dibuat untuk menangani hal-hal yang bersifat umum
· Dampak kegagalan menjadi lebih tinggi
· Mempekerjakan dan mempertahankan staf DBA (database
administrator)
Komponen DBMS
Komponen-komponen yang menyusun lingkungan DBMS terdiri
atas:
53
1. Perangkat keras, yang digunakan untuk menjalanan DBMS beserta
aplikasi-aplikasinya. Perangkat keras berupa komputer dan periferal
pendukungnya.
2. Perangkat lunak, komponen perangkat lunak mencakup DBMS itu
sendiri, program aplikasi, serta perangkat lunak pendukung untuk
komputer dan jaringan.
3. Data, merupakan komponen etrpenting dalam DBMS karena dari data
inilah pemakai dapat memperoleh informasi yang sesuai dengan
kebutuhan masing-masing.
4. Prosedur. Prosedur adalah petunjuk tertulis yang berisi cara
merancang hingga menggunakan basis data.
5. Orang/pengguna, yang dpat dibagi emnjadi tiga kelompok, yaitu
pemakai akhir (end-user), pemrogram aplikasi dan administrator basis
data.
4.6 Struktur Basis Data
Hubungan antara berbagai elemen data terpisah yang disimpan
dalam basis data didasarkan pada salah satu dari beberapa struktur atau
model logis data. Software DBMS didesain untuk menggunakan struktur
data tertentu agar dapat memberi akses yang cepat dan mudah ke
informasi yang disimpan dalam basis data. Lima struktur dasar basis data
meliputi model hierarkis, jaringan, relasional, berorientasi pada objek, dan
multidimensional.
Struktur
Hierarkis
Model hierarkis menggambarkan kumpulan
catatan/record yang dihubungkan satu sama lain
melalui hubungan berdasarkan pointer yang
membentuk struktur pohon.
Semua catatan merupakan dependen dan diatur
dalam struktur multi tingkat, terdiri dari catatan akar
(root) dan sejumlah tingkat subordinat. Jadi semua
hubungan antarcatatan adalah satu-ke-banyak,
54
karena setiap elemen data dihubungkan he hanya
satu elemen di atasnya.
Model ini memiliki kelemahan, karena memungkinkan
terjadinya redundansi yang banyak pada record
derajat berikutnya. Disamping itu, fleksibilitas model
ini dalam menambah dan menyisipkan record baru
sangat rendah dan komplkes. Pemrogramana pun
menjadi sangat kompleks, meskipun sebenarnya
proses pengorganisasian data pada model ini efisien.
Gambar 4.1 Ilustrasi struktur hierarkis
Struktur
Jaringan
Struktur jaringan dapat mewakili hubungan logis yang
lebih rumit. Struktur jaringan merupakan basis data
yang terdiri atas sekumpulan record yang
dihubungkan melalui pointer membentuk relasi antar
record dalam bentuk ring. Struktur ini memungkinkan
hubungan banyak-ke-banyak antarcatatan; dengan
kata lain, model jaringan dapat mengakses elemen
data dengan mengikuti salah satu dari beberapa jalur,
karena elemen data atau catatan apa pun dapat
dihubungkan ke banyak elemen data lainnya.
Pada model ini fleksibilitas dalam menambah atau
KRS
04022006 Nadine 18102002 Raihan
KU-210 Anatomi Manusia KU-210 Anatomi Manusia
KU- 625 Bedah Dasar
55
menyisipkan record sangat rendah dan kompleks.
Pemrogramannya menjadi sangat kompleks
meskipun model ini menjanjikan efisiensi dalam
proses pengorganisasian data dan menjamin tidak
terjadinya redundansi.
Gambar 4.2 Ilustrasi struktur jaringan
Struktur
Relasional
Di dalam model relasional, semua elemen data dalam
basis data dipandang disimpan dalam bentuk tabeltabel
sederhana. Dalam setiap tabel, masing-masing
record data diorganisasikan dalam struktur yang
sama dan memiliki field kunci yang akan menjadi
penghubung antar tabel yang ada dan berkait satu
sama lain.
Model ini memberikan kelebihan tersendiri
dibandingkan dengan dua model sebelumnya, antara
lain:
1. Kemudahan dalam pembentukan struktur data
masing-masing file
2. Kompleksitas untuk mengaitkan antar tabel tidak
terjadi karena hubungan antar tabel ditentukan
oleh field kunci yang telah ditetapan sebagai
penghubung antar file
3. Pemrograman menjadi sederhana, sedangkan
04022006 Nadine
18102002 Raihan
KU-210 Anatomi Manusia
KU- 625 Bedah Dasar
56
tingkat fleksibilitas dalam mengorganisasikan data
sangat tinggi.
File KRS No_KRS Tgl_KRS NIM Kd_Matkul
05020801 05/02/08 02042006 KU-210
06020801 06/02/08 18102002 KU-210
06020801 06/02/08 18102002 KU-625
File Mahasiwa NIM Nama Tgl_lhr
02042006 Nadine …….
18102002 Raihan ……….
File Matakuliah Kd_Matkul Nama_Matkul SKS
KU-210 Anatomi Manusia 3
KU-625 Bedah Dasar 3
Gambar 4.3 Ilustrasi struktur relasional
Srtuktur
Multidimensional
Struktur ini adalah variasi dari model relasional yang
menggunakan struktur multidimensional untuk
mengatur data dan menyajikan hubungan antardata.
Struktur ini daoat divisualisasikan sebagai kotak-kotak
data dan kotak dalam kotak data. Setiap sisi dari
kotak dianggap sebagai sebuah dimensi dari daat
tersebut. Setiap sel dalam struktur multidimensional
berisi data terintegrasi yang berhubungan dengan
berbagai elemen bersama dengan setiap dimensinya.
Manfaat utama dari basis data multidimensional
adalah cara yang praktis dan mudah dipahami untuk
menvisualisasikan dan memanipulasi berbagai
elemen data yang memiliki banyak hubungan yang
57
saling berkaitan, sehingga basis data ini telah menjadi
struktur basis data yang paling terkenal, yang
mendukung aplikasi online analytical processing
(OLAP). Gambar 4.4 memberikan contoh dari
berbagai dimensi berbeda dalam basis data
multidimensional.
Struktur
Berorientasi
Objek
Model ini memiliki kemampuan untuk melakukan
pemangkasan (encapsulation) yang memungkinkan
menangani dengan lebih baik jenis-jenis data yang
lebih rumit (grafik, gambar, suara, teks) daripada
struktur basis data lainnya. Selian itu model ini juga
mendukung pewarisan (inheritance) dimana objekobjek
baru dapat secara otomatis dibuat dengan
mereplikasi beebrapa atau semua karakter dari satu
atau lebih objek asal.
Gambar 4.3 Ilustrasi struktur yang berorientasi pada objek
Objek Rekening Bank
Atribut
· Pelanggan
· Saldo
· Bunga
Operasi
· Simpanan (jumlah)
· Penarikan (jumlah)
· Cari pemilik
Objek Rekening Giro
Atribut
· Pemberitahuan batas kredit
· Laporan bulanan
Operasi
· Hitung bunga terutang
· Cetak laporan bulanan
Objek Rekening Tabungan
Atribut
· Jumlah penarikan
· Laporan triwulan
Operasi
· Hitung bunga yang telah dibayar
· Cetak laporan Triwulan
pewarisan pewarisan
58
Timur
Februari Maret
Aktual Anggaran Aktual Anggaran
Penjualan Kamera
TV
VCR
Audio
Margin Kamera
TV
VCR
Audio
Penjualan
Timur Barat
Aktual Anggaran Aktual Anggaran
TV Januari
Februari
Maret
Triwulan 1
VCR Januari
Februari
Maret
Triwulan 1
Gambar 4.4 Ilustrasi berbagai dimensi basis data multidimensional.
Evaluasi Struktur Basis Data
Struktur data hierarkis adalah model natural untuk berbagai basis
data yang digunakan untuk pemrosesan transaksi yang jenisnya rutin dan
Barat
San Fransisko
Los Angeles
Denver
HPP
Margin
Total Beban
Laba
59
terstruktur, yang merupakan karakteristik dari banyak operasi bsinis. Data
untuk operasi-operasi ini dapat dengan mudah diwakili oleh sekelompok
catatan dalam hubungan yang hierarkis. Akan tetapi, terdapat banyak
kasus yang membutuhkan informasi mengenai berbagai catatan tetapi
tidak memiliki hubungan hierarkis. Struktur data jaringan dapat dengan
mudah menangani hubungan banyak-ke-banyak ini. Oleh karenanya
struktur ini menjadi lebih fleksibel daripada struktur hierarkis dalam
mendukung basis data untuk berbagai jenis operasi bisnis. Akan tetapi,
seperti juga struktur hierarkis, oleh karena hubungan harus ditentukan
terlebih dahulu, model jaringan tidak dapat dengan mudah menangani
permintaan khusus atau informasi.
Di pihak lain, basis data relasional memungkinkan pemakai akhir
untuk dengan mudah menarik informasi sebagai respons dari permintaan
khusus. Hal itu disebabkan karena tidak semua hubungan antarelemen
data dalam basis data yang dikelola secara relasional harus ditentukan
ketika basis data tersebut dibuat. Software DBMS membuat tabel-tabel
hubungan data baru dengan menggunakan berbagai bagian dari data
yang berasal dari berbagai tabel. Hasilnya, basis data relasional lebih
mudah digunakan untuk bekerja dan lebih mudah dipelihara oleh para
pemrogram daripada model hierarkis maupun jaringan.
Keterbatasan utama dari model relasional adalah DBMS relasional
tidak dapat memproses jumlah besar transaksi bisnis secepat dan
seefektif informasi yang dikelola dengan model hierarkis serta jaringan,
atau untuk aplikasi rumit bervolume besar, seperti yang dilakukan oleh
model yang berorientasi pada objek.
4.7 Data Warehouse dan Data Mart
Data warehouse atau gudang data adalah tempat penyimpanan
data historis yang berorientasi subjek, yang diatur seemikian rupa
sehingga dapat diakses dalam aktivitas pemrosesan analitis. Karakteristik
gudang data adalah sebagai berikut:
60
· Organisasi. Data disusun menurut subjek dan berisi informasi yang
relevan untuk pendukung keputusan.
· Konsistensi. Data dikodekan secara konsisten.
· Variasi waktu. Data disimpan selamabertahun-tahun agar dapat
digunakan untuk melihat kecenderungan, prakiraan dan perbandingan
sepanjang waktu.
· Nonvolatil/stabil. Data tidak diperbarui lagi setelah dimasukkan ke
dalam gudang data.
· Multidimensi.
· Berbasis web.
Beberapa manfaat dari pembuatan gudang data, mencakup:
· Pengguna akhir dapat mengakses data yang dibutuhkan dengan cepat
dan mudah melalui penjelajah Web karena semua data terletak di satu
tempat
· Pengguna akhir dapat melakukan analisis secara intensif terhadap
data.
· Pengguna akhir dapat memiliki pandangan yang terkonsolidasi
mengenai data organisasional.
Data mart adalah bagian dari data warehouse yang mendukung
kebutuhan pada tingkat departemen atau fungsi bisnis tertentu dalam
perusahaan. Karakteristik yang membedakan data mart dengan data
warehouse adalah:
· Data mart memfokuskan hanya pada ekbutuhan-kebutuhan pemakai
yang terkait dalam sebuah departemen atau fungsi bisnis
· Data mart biasanya tidak mengandung data operasional yang rinci
seperti pada data warehouse
· Data mart hanya sedikit mengandung informasi dibandingkan dengan
data warehouse dan lebih mudah dipahami dan dinavigasi
61
4.8 OLAP (Online Analytical Processing)
Istilah pemrosesan analitis online (Online Analytical Processing)
menggambarkan jenis pemrosesan analitis dari data segera setelah
transaksi terjadi. Peranti OLAP dapat menganalisis data utuk
mencerminkan kebutuhan bisnis aktual.
Kemampuan OLAP adalah kemampuannya untuk menciptakan
struktur bisnis dan menggabungkannya dengan cara tertentu sehingga
pengguna dapat dengan cepat menjawab berbagai pertanyaan bisnis.
Penggina dapat mengiris data secara interaktif dan menggali perincian
yang mereka inginkan. Selain menjawab permintaan data, OLAP dapat
menganalisis hubungan antarkategori data dan mencari pola,
kecenderungan dan pengecualian.
OLAP dapat digunakan untuk melakukan konsolidasi (melibatkan
pengelompokkan data), drill-down (meringkas data) dan slicing and dicing
(menjabarkan pada kemampuan utnuk meihat data dari berbagai sudut
pandang).
4.9 Data Mining
Data mining atau penggalian data adalah perangkat lunak yang
digunakan untuk menemukan pola-pola tersembunyi maupun hubunganhubungan
yang terdapat dalam basis data yang besar dan menghasilkan
aturan-aturan yang digunakan untuk memperkirakan perilaku di masa
mendatang. Teknologi penggalian data ini memiliki kemampuan berikut:
· prediksi otomatis dari kecenderungan dan perilaku
· penemuan otomatis dari pola yang sebelumnya tidak diketahui
62
4.10 Latihan
1. Kunjungilah situs Web dari sebuah vendor besar manajemen data dan
lacak kemampuan produk terbaru mereka, termasuk koneksi Web
2. Berikan contoh penggunaan strategis gudang data untuk sebuah
industri (misalnya industri jaringan ritel).
3. Peran apa yang diperankan oleh manajemen basis data dalam
mengelola data sebagai sumber daya data?